A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 1

“Gastar tempo para criar um plano de comunicação do projeto? Pra quê? Isso é um desperdício de tempo e dinheiro!”. Não se assustem. Esse é um pensamento comum que norteia o ambiente das pessoas que participam de projetos. Planejar a comunicação é tarefa fundamental para obter sucesso em qualquer tipo de projeto. Mas para entender a importância desse planejamento, primeiro é preciso conhecer alguns conceitos básicos desse aparentemente simples, porém complexo processo.

Segundo Mendes (1999:34), “a comunicação significa tornar comum, trocar informações, partilhar ideias, sentimentos, experiências, crenças e valores por meio de gestos, atos, palavras, figuras, imagens, símbolos, etc. “. Sabemos que projetos são realizados por pessoas, as quais utilizam a comunicação para compreender como executar suas tarefas, bem como alcançar os objetivos traçados nesses projetos. Dessa forma, a comunicação utiliza diversos recursos a fim de promover a mútua compreensão, um elemento fundamental de qualquer projeto.

Pesquisas demonstram que os Gerentes de Projetos passam aproximadamente 90% do tempo de vida dos projetos comunicando. Esse é um dos motivos que torna o processo de comunicação tão importante. O vídeo abaixo é um exemplo clássico de como a comunicação pode influenciar diretamente no sucesso de projetos.

Percebeu como comunicação mal planejada ou executada é fator decisivo nos resultados do projeto? Nesse caso, em particular, ocasionou estouro de tempo e elevação de custos, gerando insatisfação do cliente e demais partes interessadas, bem como consequentes demissões dos responsáveis. O vídeo deixa ainda uma lição a ser seguida por qualquer gerente de projeto: saber dar ouvidos à sua equipe. O projetista do anfiteatro foi orientado por um membro da equipe a rever o projeto, alegando problemas no fluxo de pessoas no local. Porém, o projetista ignorou tal contestação, afirmando que não cometeria um erro tão básico. A soberba trouxe consigo o fracasso!

Criando o Plano de Gerenciamento da Comunicação 

De acordo com PMBOK (2008), “O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.”. Assim, ele estabelece 5 processos para apoiar o gerenciamento da comunicação:

1. Identificar as partes interessadas – identificar pessoas ou organizações envolvidas direta ou indiretamente no projeto e documentar informações importantes sobre suas expectativas, impacto e envolvimento no projeto.
2. Planejar as comunicações – visa identificar as necessidades de informação e comunicação dos stakeholders (partes interessadas) no projeto.
3. Distribuir as informações – seu objetivo é tornar disponíveis as informações necessárias no tempo e da maneira que os interessados desejam.
4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas – visa a constante interação com as partes interessadas a fim de satisfazer suas necessidades e resolver questões à medida que ocorrem.
5. Reportar o desempenho – viabiliza coletar e distribuir informações de desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e projeções.

Nos posts seguintes veremos detalhadamente os dois primeiros processos, fundamentais para a criação do Plano de Comunicação. Até lá!