A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 2

No post anterior vimos como uma comunicação mal planejada ou executada é fator decisivo nos resultados de projetos. Vimos também como não saber escutar a todos os membros da equipe pode por abaixo todo o esforço empreendido no planejamento de um projeto. Assim urge a necessidade de planejar a comunicação de forma adequada. O primeiro passo para isso veremos a seguir.

Identificar as partes interessadas

Este é o ponto onde devemos identificar organizações e pessoas envolvidas e analisar suas expectativas (interesses) e seu envolvimento no projeto, cujos resultados podem impactar positiva ou negativamente nos stakeholders. Essas partes interessadas podem tanto ser internas ou externas à organização que desenvolve o projeto. De acordo com Nolan (1987) essa tarefa deve ser realizada por um processo constituído por três etapas:

I – Identificação do universo das partes interessadas

Nessa etapa, devemos desvendar o universo que envolve as partes interessadas, identificando posições-chave da diretoria, gerências funcionais, PMO, pessoal administrativo e ampliando os horizontes até fora da empresa. Esse processo pode ser mais facilmente realizado respondendo às seguintes perguntas:

  • Quem possui interesses no projeto, seja em processo ou resultado?
  • Quem pode contribuir com informações ou conhecimento?
  • Quem precisa, sob a ótica política organizacional, ser envolvido no projeto?
  • Quem tem autoridade suficiente para alocar recursos ou aprovar prazos, despesas e/ou aquisições?
  • Quem toma as decisões críticas pelo projeto?

Mapeamento das partes interessadas do projeto.
Fonte: FGV

II – Avaliação da importância e influência das partes interessadas

Para cada stakeholder identificado, avalia-se o impacto e sua capacidade de influenciar os objetivos do projeto. Tais impactos podem variar para cada pessoa, pois elas possuem responsabilidades e poderes diferentes na organização. Os patrocinadores geralmente são as partes interessadas mais importantes e com maior impacto, pois fornecem os recursos financeiros necessários para execução do projeto. Outros membros suportam ou cooperam, mesmo que indiretamente, e possuem relativa importância em determinados estágios. Esses aspectos podem ser melhor avaliados considerando-se:

  • Poder da parte interessada
    • decorrente da posição hierárquica, carisma ou liderança pessoal
    • forças, fraquezas e alianças com outros stakeholders
    • impacto (+ ou -) do uso desse poder nos objetivos do projeto
  • Influência da parte interessada
    • como formador de opinião
    • em tomadas de decisão
    • na administração processos

O poder, geralmente, é um fator diretamente proporcional à influência no projeto. Quanto maior o poder, maior será a influência. Por exemplo, um líder é talvez o maior formador de opiniões dentro da equipe. Já o Gerente de RH pode tomar a decisão de vetar a contratação de novos funcionários. É o poder e sua influência no ambiente coorporativo.

III – Determinação dos interesses e motivações das partes interessadas

A ideia básica dessa etapa é determinar o grau de interesse dos stakeholders no projeto, a fim de se planejar a comunicação com cada parte interessada e permitir atingir uma condição mais favorável. Esse é um ponto crucial, pois muitas vezes os interesses pessoais podem se sobrepor aos interesses do projeto!

Ação estratégica do gerente de projeto em relação aos stakeholders.
Adaptado de Noland e Kolb (1987)

É interessante ainda identificar o foco de interesse das partes interessadas. O objetivo é atender satisfatoriamente as metas de prazo, custo e qualidade do produto ou serviço a ser entregue.

Focos de interesse das partes interessadas.
Fonte: FGV

Assim, conseguimos obter um registro que contempla diversos detalhes das partes interessadas como: identificação, avaliação e classificação. Esse registro será fundamental para a criação do Plano de Gerenciamento da Comunicação, o qual veremos no próximo post. Até lá!

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Sobre danielettinger

Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Sergipe (UFS) e Pós-Graduado em Gestão de Projetos de Software pela Faculdade de Administração e Negócios de Sergipe (FANESE). É certificado CAPM® pelo PMI, ITIL® v3 Foundation pelo EXIN e COBIT® 5 Foundation pela APMG. Possui experiência de 5 anos nas áreas de Análise e Desenvolvimento de Sistemas do setor público e privado. Atualmente trabalha no Banco do Estado de Sergipe (BANESE), onde já desenvolveu atividades de análise de processos e gerenciamento de projetos no Escritório de Gerenciamento de Demandas e Projetos e Grupo de Processos, pertencentes à Área de Governança de TI. Dentre elas, destacam-se a gestão do projeto de implantação do PMO de TI e suporte no gerenciamento de projetos de TI. Nos dias de hoje, atua como gerente de projetos do PMO Corporativo do BANESE. Ministra aulas de Sistema de Gerenciamento de Projetos em cursos de MBA da FANESE. Participou como voluntário em eventos do PMI ministrando curso de Gestão do Tempo em Projetos. É proprietário e articulista do site “Gestão de Projetos Ágeis” www.danielettinger.com, onde divulga trabalhos pessoais na área de Gerenciamento de Projetos e Metodologias Ágeis como artigos, vídeo-aulas, pesquisas, eventos, templates, tutoriais e dicas fomentando o interesse e o desenvolvimento dessas áreas.

Publicado em 01/11/2012, em Comunicações, Gerenciamento de Projetos e marcado como , . Adicione o link aos favoritos. 5 Comentários.

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