Publicado em Comunicações, Gerenciamento de Projetos

A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 2

No post anterior vimos como uma comunicação mal planejada ou executada é fator decisivo nos resultados de projetos. Vimos também como não saber escutar a todos os membros da equipe pode por abaixo todo o esforço empreendido no planejamento de um projeto. Assim urge a necessidade de planejar a comunicação de forma adequada. O primeiro passo para isso veremos a seguir.

Identificar as partes interessadas

Este é o ponto onde devemos identificar organizações e pessoas envolvidas e analisar suas expectativas (interesses) e seu envolvimento no projeto, cujos resultados podem impactar positiva ou negativamente nos stakeholders. Essas partes interessadas podem tanto ser internas ou externas à organização que desenvolve o projeto. De acordo com Nolan (1987) essa tarefa deve ser realizada por um processo constituído por três etapas:

I – Identificação do universo das partes interessadas

Nessa etapa, devemos desvendar o universo que envolve as partes interessadas, identificando posições-chave da diretoria, gerências funcionais, PMO, pessoal administrativo e ampliando os horizontes até fora da empresa. Esse processo pode ser mais facilmente realizado respondendo às seguintes perguntas:

  • Quem possui interesses no projeto, seja em processo ou resultado?
  • Quem pode contribuir com informações ou conhecimento?
  • Quem precisa, sob a ótica política organizacional, ser envolvido no projeto?
  • Quem tem autoridade suficiente para alocar recursos ou aprovar prazos, despesas e/ou aquisições?
  • Quem toma as decisões críticas pelo projeto?
Mapeamento das partes interessadas do projeto.
Fonte: FGV

II – Avaliação da importância e influência das partes interessadas

Para cada stakeholder identificado, avalia-se o impacto e sua capacidade de influenciar os objetivos do projeto. Tais impactos podem variar para cada pessoa, pois elas possuem responsabilidades e poderes diferentes na organização. Os patrocinadores geralmente são as partes interessadas mais importantes e com maior impacto, pois fornecem os recursos financeiros necessários para execução do projeto. Outros membros suportam ou cooperam, mesmo que indiretamente, e possuem relativa importância em determinados estágios. Esses aspectos podem ser melhor avaliados considerando-se:

  • Poder da parte interessada
    • decorrente da posição hierárquica, carisma ou liderança pessoal
    • forças, fraquezas e alianças com outros stakeholders
    • impacto (+ ou -) do uso desse poder nos objetivos do projeto
  • Influência da parte interessada
    • como formador de opinião
    • em tomadas de decisão
    • na administração processos

O poder, geralmente, é um fator diretamente proporcional à influência no projeto. Quanto maior o poder, maior será a influência. Por exemplo, um líder é talvez o maior formador de opiniões dentro da equipe. Já o Gerente de RH pode tomar a decisão de vetar a contratação de novos funcionários. É o poder e sua influência no ambiente coorporativo.

III – Determinação dos interesses e motivações das partes interessadas

A ideia básica dessa etapa é determinar o grau de interesse dos stakeholders no projeto, a fim de se planejar a comunicação com cada parte interessada e permitir atingir uma condição mais favorável. Esse é um ponto crucial, pois muitas vezes os interesses pessoais podem se sobrepor aos interesses do projeto!

Ação estratégica do gerente de projeto em relação aos stakeholders.
Adaptado de Noland e Kolb (1987)

É interessante ainda identificar o foco de interesse das partes interessadas. O objetivo é atender satisfatoriamente as metas de prazo, custo e qualidade do produto ou serviço a ser entregue.

Focos de interesse das partes interessadas.
Fonte: FGV

Assim, conseguimos obter um registro que contempla diversos detalhes das partes interessadas como: identificação, avaliação e classificação. Esse registro será fundamental para a criação do Plano de Gerenciamento da Comunicação, o qual veremos no próximo post. Até lá!

Autor:

Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Sergipe (UFS) e Pós-Graduado em Gestão de Projetos de Software pela Faculdade de Administração e Negócios de Sergipe (FANESE) e Gestão e Liderança de Pessoas pela Universidade Tiradentes (UNIT). É certificado PMP pelo PMI, ITIL v3 Foundation pelo EXIN e COBIT 5 Foundation pela APMG. Possui experiência de 5 anos nas áreas de Análise e Desenvolvimento de Sistemas do setor público e privado. Atualmente trabalha no Banco do Estado de Sergipe (BANESE), onde já desenvolveu atividades de análise de processos e gerenciamento de projetos no Escritório de Gerenciamento de Demandas, Projetos, pertencentes à Área de Governança de TI. Dentre elas, destacam-se a gestão do projeto de implantação do PMO de TI e suporte no gerenciamento de outros projetos. Atualmente, exerce a função de gerente de projetos no PMO Corporativo do BANESE planejando e executando projetos estratégicos da organização. Ministrou aulas de Sistema de Gerenciamento de Projetos em cursos de MBA da FANESE. É membro do PMI-SE onde já atuou como voluntário em eventos, ministrando curso de Gestão do Tempo em Projetos. É proprietário e articulista do site "Gestão de Projetos Ágeis" www.danielettinger.com, onde divulga trabalhos pessoais na área de Gerenciamento de Projetos e Metodologias Ágeis como artigos, v

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