A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 2

No post anterior vimos como uma comunicação mal planejada ou executada é fator decisivo nos resultados de projetos. Vimos também como não saber escutar a todos os membros da equipe pode por abaixo todo o esforço empreendido no planejamento de um projeto. Assim urge a necessidade de planejar a comunicação de forma adequada. O primeiro passo para isso veremos a seguir.

Identificar as partes interessadas

Este é o ponto onde devemos identificar organizações e pessoas envolvidas e analisar suas expectativas (interesses) e seu envolvimento no projeto, cujos resultados podem impactar positiva ou negativamente nos stakeholders. Essas partes interessadas podem tanto ser internas ou externas à organização que desenvolve o projeto. De acordo com Nolan (1987) essa tarefa deve ser realizada por um processo constituído por três etapas:

I – Identificação do universo das partes interessadas

Nessa etapa, devemos desvendar o universo que envolve as partes interessadas, identificando posições-chave da diretoria, gerências funcionais, PMO, pessoal administrativo e ampliando os horizontes até fora da empresa. Esse processo pode ser mais facilmente realizado respondendo às seguintes perguntas:

• Quem possui interesses no projeto, seja em processo ou resultado?
• Quem pode contribuir com informações ou conhecimento?
• Quem precisa, sob a ótica política organizacional, ser envolvido no projeto?
• Quem tem autoridade suficiente para alocar recursos ou aprovar prazos, despesas e/ou aquisições?
• Quem toma as decisões críticas pelo projeto?

II – Avaliação da importância e influência das partes interessadas

Para cada stakeholder identificado, avalia-se o impacto e sua capacidade de influenciar os objetivos do projeto. Tais impactos podem variar para cada pessoa, pois elas possuem responsabilidades e poderes diferentes na organização. Os patrocinadores geralmente são as partes interessadas mais importantes e com maior impacto, pois fornecem os recursos financeiros necessários para execução do projeto. Outros membros suportam ou cooperam, mesmo que indiretamente, e possuem relativa importância em determinados estágios. Esses aspectos podem ser melhor avaliados considerando-se:

• Poder da parte interessada
  • decorrente da posição hierárquica, carisma ou liderança pessoal
  • forças, fraquezas e alianças com outros stakeholders
  • impacto (+ ou -) do uso desse poder nos objetivos do projeto
• Influência da parte interessada
  • como formador de opinião
  • em tomadas de decisão
  • na administração processos

O poder, geralmente, é um fator diretamente proporcional à influência no projeto. Quanto maior o poder, maior será a influência. Por exemplo, um líder é talvez o maior formador de opiniões dentro da equipe. Já o Gerente de RH pode tomar a decisão de vetar a contratação de novos funcionários. É o poder e sua influência no ambiente coorporativo.

III – Determinação dos interesses e motivações das partes interessadas

A ideia básica dessa etapa é determinar o grau de interesse dos stakeholders no projeto, a fim de se planejar a comunicação com cada parte interessada e permitir atingir uma condição mais favorável. Esse é um ponto crucial, pois muitas vezes os interesses pessoais podem se sobrepor aos interesses do projeto!

É interessante ainda identificar o foco de interesse das partes interessadas. O objetivo é atender satisfatoriamente as metas de prazo, custo e qualidade do produto ou serviço a ser entregue.

Assim, conseguimos obter um registro que contempla diversos detalhes das partes interessadas como: identificação, avaliação e classificação. Esse registro será fundamental para a criação do Plano de Gerenciamento da Comunicação, o qual veremos no próximo post. Até lá!