No post anterior, vimos que o processo de identificar as partes interessadas é passo inicial para elaborar o Plano de Comunicações. Identificando necessidades, expectativas, focos e graus de interesse, importância e influência no projeto estaríamos mapeando o universo que envolve o stakeholders e assim nos antecipando a possíveis problemas que possam vir a causar ruídos e distúrbios que atrapalhem a boa comunicação e fluidez do andamento do projeto. O passo agora é Planejar as Comunicações.
Planejar as Comunicações
O processo Planejar as Comunicações, em termos gerais, responde às necessidades de informações e comunicações dos stakeholders. Basicamente, ele responde às seguintes questões:
Segundo o PMBOK (2008) “o planejamento inadequado das comunicações poderá causar problemas, tais como atraso na entrega das mensagens, comunicação de informações confidenciais para o público incorreto ou falta de comunicação para algumas das partes interessadas necessárias”. Assim, urge a necessidade de criação de um Plano de Comunicações que permita que o gerente de projetos documente a abordagem para uma comunicação mais eficaz e eficiente com os stakeholders.
Um plano de comunicação bem elaborado deve preocupar-se em atingir os seguintes objetivos:
- Facilitar e aprimorar um trabalho em equipe, a colaboração e cooperação;
- Fornecer um processo exclusivo para reporte e resolução e conflitos;
- Garantir a entrega de informações relevantes às pessoas certas dentro dos prazos estabelecidos;
- Visualizar possíveis problemas através de relatórios de progresso periódicos; e
- Facilitar o controle de mudanças e o processo de tomada de decisões.
De acordo com o livro “Gerenciamento da Comunicação em Projetos” da FGV, independentemente da complexidade, tamanho e duração do projeto, qualquer plano deve conter os seguintes aspectos:
- Propósito – os objetivos da comunicação do projeto, seja ela formal ou informal;
- Métodos – os mecanismos e formatos da comunicação no projeto;
- Frequência – o momento (data e evento) e a frequência das atividades formais de comunicação.
Acrescento ainda um outro aspecto bastante relevante: as partes interessadas envolvidas em cada evento de comunicação.
Um dos itens citados logo acima que considero muito importante de ser elaborado e apresentado aos stakeholders é o Cronograma de Comunicação. Através dele é possível saber quando cada evento de comunicação irá ocorrer ao longo do projeto. A associação dessas informações com os dados contidos na Matriz de Comunicação, torna possível um melhor planejamento dos itens a serem abordados em cada evento por cada stakeholder.
Fonte: Ricardo Vargas
Por último, gostaria de ressaltar a importância do planejamento da comunicação no processo de Gerência de Mudanças do Projeto. Isso deve-se principalmente ao fato de que mudanças sempre irão ocorrer em diversos momentos do projeto, e é necessário estar preparado e gerenciá-las adequadamente, de modo que a comunicação seja um dos pontos básicos no tratamento dessas mudanças. Existem dois tipos de mudanças:
- Necessárias – advindas de problemas de processos, atrasos ou falta de recursos.
Fluxo de comunicação: equipe do projeto -> stakeholders
Plano de comunicação: deve relacionar os meios pelos quais essas mudanças serão discutidas, revisadas e comunicadas dentro do time de projeto e para os demais stakeholders.
- Solicitadas – advindas de alterações nos requisitos técnicos ou de negócio.
Fluxo de comunicação: stakeholders -> equipe do projeto
Plano de comunicação: deve definir qual o mecanismo para envio, recebimento e feedback às solicitações de mudança por meio da comunicação.
Dessa forma, os procedimentos que se aplicam a cada uma das circunstâncias de mudança estarão especificados no plano de comunicação. Deixo abaixo alguns exemplos de planos de comunicação.
EXEMPLOS DE PLANOS DE COMUNICAÇÃO
Fonte: FGV
Fonte: Ricardo Vargas
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