A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 3

No post anterior, vimos que o processo de identificar as partes interessadas é passo inicial para elaborar o Plano de Comunicações. Identificando necessidades, expectativas, focos e graus de interesse, importância e influência no projeto estaríamos mapeando o universo que envolve o stakeholders e assim nos antecipando a possíveis problemas que possam vir a causar ruídos e distúrbios que atrapalhem a boa comunicação e fluidez do andamento do projeto. O passo agora é Planejar as Comunicações.

Planejar as Comunicações

O processo Planejar as Comunicações, em termos gerais, responde às necessidades de informações e comunicações dos stakeholders. Basicamente, ele responde às seguintes questões:


Segundo o PMBOK (2008) “o planejamento inadequado das comunicações poderá causar problemas, tais como atraso na entrega das mensagens, comunicação de informações confidenciais para o público incorreto ou falta de comunicação para algumas das partes interessadas necessárias”. Assim, urge a necessidade de criação de um Plano de Comunicações que permita que o gerente de projetos documente a abordagem para uma comunicação mais eficaz e eficiente com os stakeholders.

Um plano de comunicação bem elaborado deve preocupar-se em atingir os seguintes objetivos:

  • Facilitar e aprimorar um trabalho em equipe, a colaboração e cooperação;
  • Fornecer um processo exclusivo para reporte e resolução e conflitos;
  • Garantir a entrega de informações relevantes às pessoas certas dentro dos prazos estabelecidos;
  • Visualizar possíveis problemas através de relatórios de progresso periódicos; e
  • Facilitar o controle de mudanças e o processo de tomada de decisões.

De acordo com o livro “Gerenciamento da Comunicação em Projetos” da FGV, independentemente da complexidade, tamanho e duração do projeto, qualquer plano deve conter os seguintes aspectos:

  1. Propósito – os objetivos da comunicação do projeto, seja ela formal ou informal;
  2. Métodos – os mecanismos e formatos da comunicação no projeto;
  3. Frequência – o momento (data e evento) e a frequência das atividades formais de comunicação.

Acrescento ainda um outro aspecto bastante relevante: as partes interessadas envolvidas em cada evento de comunicação.

Componentes do Plano de Comunicação

Um dos itens citados logo acima que considero muito importante de ser elaborado e apresentado aos stakeholders é o Cronograma de Comunicação. Através dele é possível saber quando cada evento de comunicação irá ocorrer ao longo do projeto. A associação dessas informações com os dados contidos na Matriz de Comunicação, torna possível um melhor planejamento dos itens a serem abordados em cada evento por cada stakeholder.

Cronograma de Comunicação.
Fonte: Ricardo Vargas

Por último, gostaria de ressaltar a importância do planejamento da comunicação no processo de Gerência de Mudanças do Projeto. Isso deve-se principalmente ao fato de que mudanças sempre irão ocorrer em diversos momentos do projeto, e é necessário estar preparado e gerenciá-las adequadamente, de modo que a comunicação seja um dos pontos básicos no tratamento dessas mudanças. Existem dois tipos de mudanças:

  • Necessárias – advindas de problemas de processos, atrasos ou falta de recursos.

Fluxo de comunicação: equipe do projeto -> stakeholders

Plano de comunicação: deve relacionar os meios pelos quais essas mudanças serão discutidas, revisadas e comunicadas dentro do time de projeto e para os demais stakeholders.

  • Solicitadas – advindas de alterações nos requisitos técnicos ou de negócio.

Fluxo de comunicação: stakeholders -> equipe do projeto

Plano de comunicação: deve definir qual o mecanismo para envio, recebimento e feedback às solicitações de mudança por meio da comunicação.

Dessa forma, os procedimentos que se aplicam a cada uma das circunstâncias de mudança estarão especificados no plano de comunicação. Deixo abaixo alguns exemplos de planos de comunicação.

EXEMPLOS DE PLANOS DE COMUNICAÇÃO

Fonte: FGV

Fonte: Ricardo Vargas

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Sobre danielettinger

Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Sergipe (UFS) e Pós-Graduado em Gestão de Projetos de Software pela Faculdade de Administração e Negócios de Sergipe (FANESE). É certificado CAPM® pelo PMI, ITIL® v3 Foundation pelo EXIN e COBIT® 5 Foundation pela APMG. Possui experiência de 5 anos nas áreas de Análise e Desenvolvimento de Sistemas do setor público e privado. Atualmente trabalha no Banco do Estado de Sergipe (BANESE), onde já desenvolveu atividades de análise de processos e gerenciamento de projetos no Escritório de Gerenciamento de Demandas e Projetos e Grupo de Processos, pertencentes à Área de Governança de TI. Dentre elas, destacam-se a gestão do projeto de implantação do PMO de TI e suporte no gerenciamento de projetos de TI. Nos dias de hoje, atua como gerente de projetos do PMO Corporativo do BANESE. Ministra aulas de Sistema de Gerenciamento de Projetos em cursos de MBA da FANESE. Participou como voluntário em eventos do PMI ministrando curso de Gestão do Tempo em Projetos. É proprietário e articulista do site “Gestão de Projetos Ágeis” www.danielettinger.com, onde divulga trabalhos pessoais na área de Gerenciamento de Projetos e Metodologias Ágeis como artigos, vídeo-aulas, pesquisas, eventos, templates, tutoriais e dicas fomentando o interesse e o desenvolvimento dessas áreas.

Publicado em 15/11/2012, em Comunicações, Gerenciamento de Projetos e marcado como , , . Adicione o link aos favoritos. 4 Comentários.

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