Certificação CAPM: o projeto

I – VISÃO GERAL

No mundo globalizado, as certificações têm um peso cada vez mais importante quando se fala em contratação e ascensão profissional dentro das organizações. Nesse cenário, a certificação CAPM® tem se mostrado uma ferramenta indispensável de visibilidade e comprovação de profundo conhecimento teórico na área de gerenciamento de projetos. Mas afinal, o que é CAPM®?

Segundo o PMI® – Project Management Institute, a certificação CAPM® (Certified Associate in Project Management) é uma credencial que “oferece reconhecimento aos profissionais que estão iniciando uma carreira em gerenciamento de projetos, assim como aos membros de equipes que desejam demonstrar conhecimento na área. Essa certificação denota que você possui conhecimento sobre os princípios e a terminologia de Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), o padrão das reconhecidas boas práticas de gerenciamento de projetos”

De acordo com Carlos Augusto Freitas, primeiro profissional certificado CAPM® no Brasil, os tipos de membros de equipes de projetos candidatos a essa certificação incluem, mas não se limitam, a:

• Coordenadores de projetos;
• Patrocinadores;
• Gerentes de projetos iniciantes;
• Especialistas técnicos;
• Futuros PMPs, entre outros…

Carlos Augusto Freitas, autor do livro Certificação CAPM®, destaca ainda como principais atividades de um profissional CAPM®:

• Apoio na elaboração do plano de gerenciamento do projeto;
• Estimativas de tempo e custo (neste caso um diferencial para especialistas técnicos);
• Apoio na avaliação de planos de controle de projetos;
• Sugestão de limites e indicadores de performance;
• Apoio no refinamento de requisitos, premissas e restrições do projeto;
• Suporte no fechamento administrativo e financeiro do projeto;
• Atualização nas linhas de base do projeto.

Para maiores informações sobre essa credencial, leia o artigo CAPM – A Certificação para membros de equipes de Projetos.

II – O PROJETO

Projetos são normalmente concebidos e aprovados como resultado de uma ação estratégica. O projeto Certificação CAPM® não foi diferente! Ele teve início após visualizar uma crescente demanda de mercado por profissionais certificados em gerenciamento de projetos. A certificação incorpora ao profissional que a detém maior visibilidade e credibilidade no mercado de trabalho. Sendo assim, decidi iniciar meu projeto.

O primeiro passo foi definir o objetivo do projeto: tornar-me um profissional certificado CAPM®, ou seja, o projeto tinha como proposta produzir um resultado! Em seguida, foi necessário Coletar os Requisitos iniciais, definir limites, premissas e restrições, Identificar as Partes Interessadas, os riscos preliminares e fatores de sucesso do projeto. Assim, elaborei o Termo de Abertura do Projeto (TAP), que nada mais é que sua certidão de nascimento. O TAP foi utilizado como entrada do processo Criar a EAP, onde montei a seguinte Estrutura Analítica do Projeto:

A partir da EAP, pude Definir o Escopo necessário para alcançar meu objetivo. Em seguida, Defini as Atividades responsáveis por produzir o escopo especificado. Utilizei a ferramenta Microsoft Project 2010 para elencar todas as atividades definidas, o qual facilitou a visualização das mesmas, tornando mais simples o processo seguinte: Sequenciar as Atividades. Com o meu Diagrama de Rede do Cronograma do Projeto montado, os passos seguintes foram Estimar as Durações das Atividades e Estimar os Recursos das Atividades. Feito isso, era hora de Planejar as Aquisições definindo os critérios para seleção de fornecedores de simulados preparatórios para o exame:

• Simulados on-line;
• Simulados por área de conhecimento;
• Questões comentadas por especialistas certificados CAPM® ou PMP®;
• Banco de questões >= 1000 questões;
• Relatórios de desempenho por grupo de processos e por área de conhecimento;
• Pagamento via cartão crédito;

O passo seguinte era Conduzir as Aquisições, selecionando o fornecedor baseado nos critérios definidos. A partir de então pude Estimar os Custos, sendo necessário analisar a cotação do dólar (indicador econômico de mercado), visto que o exame devia ser pago em moeda americana. O passo seguinte foi utilizar a técnica de agregação de custos para Determinar o Orçamento do projeto.

Previsão de cotação do dólar no fechamento da fatura do cartão de crédito: R$2,12

Ao final obtive o Cronograma do Projeto! Percebeu como os processos interagem num fluxo harmonioso e bastante simples?! Processos de Gerenciamento do Escopo interagindo com os processos de Gerenciamento do Tempo, Gerenciamento de Custos e Gerenciamento de Aquisições.

Observe que o projeto foi dividido em seis fases, representadas na linha do tempo pelas caixas coloridas em destaque.

Após finalizar o planejamento do projeto, era hora de executar o plano utilizando o processo Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto. Neste momento torna-se importante gerenciar a produção do escopo (entregas), monitorando e controlando os desvios de escopo, tempo e custos do projeto. Durante esse processo, foram produzidas algumas solicitações de mudanças como, por exemplo: data de realização do exame, inicialmente planejada para o dia 25/02/2013 passando para o dia 22/03/2013. Isso ocorreu devido à concretização de um risco identificado durante o planejamento: “Indisponibilidade de sala no centro Prometric (Lanlink) para a realização do exame na data planejada”. A estratégia adotada era mitigar o risco por meio do agendamento com duas semanas de antecedência. Como a estratégia de resposta planejada não foi adequada, o projeto sofreu um atraso de quase um mês. Percebeu como riscos são fatores críticos que se não tratados da maneira adequada podem atrasar ou até mesmo cancelar o projeto?

Como o risco atrasou meu cronograma, optei por explorar o efeito negativo de uma forma positiva! Pode parecer meio paradoxal essa abordagem, mas funciona e pode ser utilizada em diversas situações. Utilizei a folga entre a data final da revisão (24/02/2013) e a data do exame (22/03/2013) para intensificar a revisão da seguinte forma:

• Ler novamente o PMBOK seguindo o fluxo de processos, possibilitando assim, acompanhar a interação entre os diversos processos do guia PMBOK®;
• Realizar novamente a Dinâmica das Principais Saídas e Dinâmica do Mapeamento de Processos;
• Realizar simulados de 50 questões por capítulo do PMBOK® no Portal Archimedes. Antes de cada simulado, revisar os processos no livro Certificação CAPM®;
• Realizar novamente o simulado do livro Certificação CAPM®;
• Realizar um simulado final com 150 questões no Portal Archimedes;

É valido frisar que para realizar novamente os simulados no Portal Archimedes, foi necessário utilizar a reserva de contingência de custos (R$ 20,00) para renovar a assinatura no portal por mais um mês.

Durante a execução da fase de revisão, utilizei o processo Gerenciar a Equipe do Projeto para avaliar meu desempenho na resolução dos simulados no Portal Archimedes. Com os relatórios de desempenho obtidos do fornecedor pude avaliar minha performance e propor solicitações de mudanças como, por exemplo: resolver mais questões cuja as áreas de conhecimento apresentaram desempenho abaixo de 70%.

Finalizada a fase de revisão, é chegado o momento de executar a fase mais crítica para o sucesso do projeto: o exame!

a.      O EXAME

O exame de Certificação CAPM® pode ser realizado em qualquer centro Prometric. O agendamento pode ser feito pelo site https://www.prometric.com/en-us/clients/pmi. Em Aracaju, o centro credenciado é a Lanlink Informática.

O foco do exame CAPM® é o PMBOK®. As questões abordam os conceitos e definições dos 42 processos pertencentes aos 5 grupos de processo e 9 áreas de conhecimento. Exploram ainda as diversas entradas, ferramentas e técnicas e saídas desses processos. Estruturas organizacionais, papéis e responsabilidades, fluxo de processos e ciclo de vida de produto e projeto são outros temas presentes.

Seguem abaixo outros detalhes técnicos do exame, os quais foram de fundamental importância para o planejamento e realização dos simulados.

Ao finalizar o exame, recebi uma das primeiras entregas do projeto: um relatório da Prometric com o status de APROVADO e o desempenho por capítulo do PMBOK®. No dia seguinte, veio a segunda e mais esperada entrega: o certificado CAPM®!

Após o recebimento das entregas, era hora de Encerrar o Projeto registrando as lições aprendidas, as quais podem ser utilizadas para projetos futuros (Certificação PMP®).

Dicas de estudo:

• Material de estudo necessário: Guia PMBOK® e livro Certificação CAPM®;

   

• Leia o PMBOK® duas vezes. Na segunda leitura siga o fluxo do grupo de processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento). O entendimento será mais fácil;
• Entenda as diferenças entre as estruturas organizacionais, quais as vantagens e desvantagens de cada uma;
• Lembre-se do conceito e funções de Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO);
• Lembre-se dos papéis e responsabilidades das partes interessadas: patrocinador, gerente de projeto, equipe de gerenciamento do projeto e demais stakeholders;
• Entenda a diferença entre “Fatores Ambientais da Empresa” e “Ativos de Processos Organizacionais”;
• Memorize a qual grupo de processos e área de conhecimento pertence cada um dos 42 processos. Isso é indispensável;
• Não procure decorar todas as entradas, ferramentas e técnicas e saídas dos processos, até porque essa é uma tarefa que considero praticamente impossível. Busque o entendimento de como os processos se relacionam. Exemplo: entregas validadas, saída do processo “Realizar o Controle da Qualidade” é entrada do processo “Verificar o Escopo”;
• Entenda as diferenças entre os processos “Realizar a Garantia da Qualidade”, “Realizar o Controle da Qualidade” e “Verificar o Escopo”. Lembre-se do objetivo de cada processo;
• Busque padrões durante os estudos. Exemplos: opinião especializada é uma ferramenta comum a todos os processos da área de Integração; solicitações de mudanças é uma saída comum aos processos do grupo Monitoramento e Controle;
• Na área de integração, entenda qual é o objetivo principal dessa área de conhecimento;
• Na área de escopo, memorize o conceito de EAP e sua ferramenta, bem como, quais são os componentes da linha de base do escopo;
• Na área de tempo, pratique como calcular o caminho crítico e memorize quais são as técnicas de compressão de cronograma e como elas funcionam;
• Na área de custos, é fundamental saber quais são as fórmulas de Gerenciamento do Valor Agregado (GVA). São questões certas no exame!
• Observe que os processos “Estimar as Durações das Atividades” e “Estimar os custos” possuem diversas ferramentas iguais. Memorize-as;
• Na área de qualidade, além de saber as diferenças entre os processos, procure memorizar quais são suas ferramentas e técnicas. Você precisa saber os conceitos de Benchmarking, projetos de experimentos, quais são os gráficos e diagramas de controle e todas as outras ferramentas;
• Na área de recursos humanos, memorize as ferramentas e técnicas do processo “Desenvolver a Equipe do Projeto” e entenda as técnicas para resolução de conflitos do processo “Gerenciar a Equipe do Projeto”.
• Na área das comunicações, a fórmula dos canais de comunicação é fundamental. Procure entender os tipos de comunicação (verbal, escrita, formal, informal) e quais são os métodos utilizados para cada tipo. Exemplo: e-mail (escrita informal);
• Na área de riscos procure entender como funciona cada ferramenta no processo de “Identificar os Riscos” (Brainstorming, Técnica Delphi, Técnicas de diagrama, SWOT, etc.). Saiba a diferença entre a análise qualitativa e quantitativa e quais são suas ferramentas. Os tipos de estratégias de respostas a riscos são fundamentais. Ex: contrato fornecedor (TRANSFERIR);
• Na área de aquisições, entenda o que é a declaração de trabalho e quais são os tipos de contrato (busque exemplos). Saiba a diferença entre os processos “Conduzir as Aquisições” e “Administrar as Aquisições”.

Dicas para o exame:

• Procure agendar o exame no início da semana, de preferência uma segunda-feira, pois sua mente e seu corpo estarão mais descansados;
• Utilize os 15 minutos iniciais de ambientação para anotar na folha da Prometric todas as fórmulas contidas na tabela da página 121 do livro Certificação CAPM®. Você deve memorizá-las;
• Divida o exame em três blocos de 50 questões cada, devendo cada bloco ser concluído em no máximo uma hora. Descanse 5 minutos entre cada bloco;
• Não deixe nenhuma questão em branco! Marque todas, mesmo que não tenha certeza. Na dúvida, marque a questão para revisão. Caso não tenha ideia da resposta, simplesmente marque a que julgar correta, mas não marque para revisão (é perda de tempo, pois você não vai mudar de opinião, acredite!).

REFERÊNCIAS

[1] PMI – Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (GUIA PMBOK). 4ª ed. 2008.

[2] FREITAS, Carlos Augusto. Certificação CAPM®: para membros de equipes e novos gerentes de projetos. Rio de Janeiro. Brasport, 2011.

[3] FREITAS, Carlos Augusto. CAPM®: a certificação para membros de equipes de projetos. Disponível em <http://www.slideshare.net/mundopmperfil/mpm31-artigo-capm>. Acesso em 26 de Março de 2013.