A Curva S e seu potencial analítico

“Como posso identificar desvios e tendências em meus projetos?” Certamente você, como gerente de projeto, já deve ter feito para si a mesma pergunta. Muito provavelmente, para responder a essa pergunta, já se viu debruçado em um cronograma analisando dezenas de datas e custos, comparando valores planejados e reais a fim de obter uma estimativa de progresso e tendências para o decorrer do projeto. Isso é algo comum para quem desconhece a curva S e seus benefícios. Mas afinal, o que é uma curva 

Em termos práticos, uma curva S em gerenciamento de projetos tem como foco principal melhorar o gerenciamento e o controle de um projeto específico ou de toda uma carteira de projetos [1].

Os pontos fortes de uma curva S são:

• Identificar os desvios de um projeto, sejam eles de custo ou prazo;
• Eficiência na visualização de tendências como atrasos e adiantamentos de custo e prazo;
• Melhorar a tomada de decisão por parte dos escritórios de projetos e executivos;
• Possibilidade de realizar contenção para agir de forma mais eficaz no projeto;
• Acompanhamento durante toda a execução do projeto.

Existem duas curvas que podem ser geradas: a Curva S Física e a Curva S Financeira. A Curva S Física serve para análise de progresso de tempo do projeto. Paralelamente, a Curva S Financeira serve para análise de progresso de custos do projeto.

Existe um grande número de pessoas que desconhece essa ferramenta. Assim, urge a necessidade de demonstrar a aplicabilidade da Curva S na identificação de possíveis desvios, bem como de tendências para o restante de um projeto. Para isso, adicionei abaixo o cronograma do Projeto “Montar um Blog” como case didático para demonstrar todo o processo de produção da Curva S Física.

Para produzir a Curva S Física foi necessária a análise dos dados do cronograma utilizando a ferramenta Microsoft Project 2010, bem como o template disponível logo abaixo.

Curva S Física_TMP.xls

Cronograma do Projeto Montar um Blog – Linha de Base

A produção da Curva S Física baseia-se na análise das colunas Duração, Duração real e Duração da linha de base. Essas colunas devem ser inseridas no cronograma aberto no Microsoft Project. Concluída essa etapa, alguns procedimentos devem ser executados para gerar o gráfico da Curva S:

Microsoft Project 2010:

1. Clicar na aba Formato e desmarcar a opção Tarefas de Resumo;
2. Copiar os valores das colunas Término, Nome da tarefa, Duração, Duração real e Duração da linha de base para as colunas correspondentes contidas na planilha “Durações” do template Curva S Física_TMP.xls;

Template Curva S Física_TMP.xls

1. Remover todas as ocorrências referentes à unidade das colunas Duração, Duração real e Duração da linha de base. Utilizar comando substituir (Ctrl + L) unidades pelo valor vazio;
2. Copiar as fórmulas contidas nas células G4, H4 e I4 para as células imediatamente inferiores. Isso irá calcular os valores acumulados das atividades contidas nas colunas Projetado, Realizado e Planejado;
3. Limpar as células da coluna Realizado referentes às atividades que não foram finalizadas;
4. Ocultar as linhas relativas às atividades restantes, deixando apenas visíveis as linhas referentes às atividades macro;
5. Na aba “Gráfico S”, clicar com o botão direito no gráfico e selecionar a opção “Selecionar Dados…”;
6. Na aba “Durações”, selecionar as colunas Nome da tarefa, Término, Projetado, Realizado e Planejado, bem como seus valores. Clicar no botão OK da janela “Selecionar Fonte de Dados”;

Observe que a Curva S Física será automaticamente gerada na planilha “Gráfico S” com três linhas. São elas:

• Planejado: duração da linha de base.
• Realizado: duração real do trabalho executado.
• Projetado: duração estimada para concluir o trabalho restante.

Para que a Curva S reflita com fidedignidade a situação atual do andamento do projeto, alguns cuidados devem ser tomados:

1. Marcar a linha de base no início do projeto;
2. Atualizar as datas de início real e término real das atividades conforme elas ocorrem;
3. Reagendar o trabalho não concluído para iniciar após a data atual;

Conclusão: Após a construção da Curva S Física fica evidente que o esforço, em dias, do trabalho realizado encontra-se acima do planejado, ou seja, o projeto está atrasado! Podemos também constatar através da projeção (estimativa) gerada pela curva em azul que a tendência é que o projeto termine com um atraso de cinco dias (142,5 – 137,5), ou seja, uma semana depois do planejado. Isso se dá devido aos atrasos sofridos durante as semanas iniciais. Procedimentos e análise semelhantes podem ser utilizados para a geração da Curva S Financeira do projeto.

As Curvas S Física e Financeira podem ser inseridas no Relatório de Desempenho do projeto, saída do processo “Reportar o Desempenho” da área de conhecimento Gerenciamento das Comunicações e do grupo de processos de Monitoramento e Controle. Note que esses gráficos são produzidos a partir de informações sobre o desempenho do trabalho, entrada do citado processo. Dessa forma, podemos perceber como a Curva S é uma importante ferramenta de comunicação, a qual pode ser utilizada para identificar desvios e tendências no projeto, melhorando assim o controle sobre o mesmo.

Referências

[1] VASCONCELOS, Hezequias. Curva S no Microsoft Project (pt-BR). Microsoft TechNet, 2012. Disponível em <http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/10185.curva-s-no-microsoft-project-pt-br.aspx>. Acesso em 20 de Abril de 2013.