Project Model Canvas: a alma do projeto

Introdução

Em um mundo globalizado, onde as organizações buscam constantemente ampliar seu market share e entregar valor mais rapidamente aos seus clientes, o ritmo das mudanças se torna mais intenso. Dessa forma, o volume de projetos tem um crescimento acima do normal, justificado pela necessidade de implementar as mudanças, e que provavelmente irá ocasionar o envolvimento de um maior número de interessados. Essa reação em cadeia torna o ambiente de negócios mais complexo e a vida do gerente de projetos mais árdua.

Visão Geral

Visando simplificar o trabalho do gerente de projetos, José Finocchio Jr. desenvolveu uma ferramenta robusta para gerenciamento de projetos, o Project Model Canvas (PMC). Apesar da robustez, a ideia é simplista e favorece a integração da equipe de trabalho. Segundo Finocchio, “É mais fácil pensar e planejar visualmente”. É justamente essa a proposta do PMC: ser uma ferramenta visual, construída pela equipe, a qual elimine a complexidade e a burocracia do planejamento de qualquer projeto.

Ele é ideal para ambientes que querem aprimorar sua capacidade de planejamento, mas que se caracterizam por inovação, alta dinâmica dos negócios e simultaneidade de projetos (tocados em paralelo), aos quais soluções rígidas e engessadas não se aplicam [2].

Project Model Canvas

O Project Model Canvas é uma metodologia robusta, porém simplista, de planejamento de projetos, a qual utiliza conceitos visuais da neurociência aliados a uma estrutura lógica de componentes que formam um plano de projeto. Tais componentes estão organizados em blocos de perguntas fundamentais (Por quê, O quê, Quem, Como, Quando e Quanto) integrados em consonância com a teoria que rege o gerenciamento de projetos.

Esses blocos de perguntas são formados pelos elementos fundamentais do plano, os quais compõem o modelo mental que permite visualizar todos os componentes e suas dependências em uma única página. É recomendável que o canvas seja construído sobre uma única folha de formato A1 e notas autoadesivas, os famosos post-its, com no máximo 140 caracteres por nota. Tal metodologia permite que o modelo seja modificado quantas vezes for necessário. Lembre-se, o plano é um artefato em constante evolução! No início do projeto, as incertezas são grandes e a imprevisibilidade é dominante. Durante o decorrer do projeto, mais informações são disponibilizadas e de forma mais precisa, assim o plano deve evoluir paralelamente.

Papéis

A dinâmica da construção do PMC não possui papéis pré-definidos, porém algumas recomendações são necessárias:

1. Deve ser feito por meio de um brainstorming com a equipe e o cliente;
2. Um dos participantes deve ter conhecimentos básicos em Gestão de Projetos;

Apesar de não possuir papéis previamente definidos, Finocchio em [1] afirma que a equipe ideal para construir um Canvas deve ser formada pelos seguintes personagens:

Construindo o PMC: Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos
Como dito anteriormente, o Canvas pode ser construído em uma única folha em formato A1. Porém, é possível também construir um canvas em formato digital através do aplicativo PM Canvas APP, construído pela equipe do Project Builder e disponibilizado na App Store, para quem utiliza iOS, ou na Google Play, para usuários da plataforma Android. O painel do Canvas poderá ser exibir em uma televisão ou projetor a partir da sua URL e seus dados ficam armazenados digitalmente. Além disso, a reunião pode ser feita remotamente com pessoas em diferentes locais.Construindo o PMC: Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos

Vamos aprender agora como preencher os elementos fundamentais do Project Model Canvas.

0 – Pitch

Descreve resumidamente a ideia do projeto em uma frase apenas.

• Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos

Esse bloco deve conter as razões que motivaram a realização do projeto. Sendo assim, deve ser analisada a situação atual da organização, identificando suas deficiências e aonde queremos chegar para gerar valor ao cliente.

1 – Justificativa

Apresenta os problemas enfrentados atualmente pela organização e as necessidades que não são atendidas.

• Baixo alinhamento entre os projetos e o planejamento estratégico;
• Baixa celeridade no atendimento de projetos prioritários;
• Processos e ferramentas inadequados.

2 – Objetivo SMART

Informar os objetivos do projeto de maneira “SMART”. Em outras palavras, eles devem ser:

Specific (específicos)

Measurable (mensuráveis)

Attainable (atingíveis)

Realistic (realistas)

Time Bound (temporizáveis)

• Implantar o PMO da organização em até 8 meses, definindo processos e ferramentas para uso na gestão de portfólio de projetos, investindo até R$300.000,00.

3 – Benefícios

Deve apresentar as conquistas da organização após a entrega do projeto.

• Disseminação do conhecimento em gerenciamento de projetos na organização;
• Disponibilidade da informação para tomada de decisão;
• Mitigar conflitos gerados pela competição por recursos;
• Maior comprometimento com objetivos e resultados;
• Melhoria da gestão do portfólio de projetos;
• Melhoria na qualidade dos produtos, serviços ou resultados gerados pelos projetos;
• Redução de prazos, custos e riscos.

O produto, serviço ou resultado exclusivo produzido pelo projeto deve ser descrito nesse bloco. Os requisitos devem buscar solucionar as necessidades da organização.

4 – Produto

Representa o resultado final do projeto. Vale ressaltar que todo projeto pode gerar também um resultado ou serviço exclusivo.

• Escritório de Gerenciamento de Projetos estruturado com processos definidos e ferramentas customizadas para a eficiente gestão do portfólio de projetos da organização.

5 – Requisitos

Definem as características que o produto, serviço ou resultado final devem apresentar para conseguir gerar valor para o cliente.

• Avaliação de maturidade da organização em gerenciamento de projetos;
• Implantação das ferramentas Project Server 2013 e Project Professional 2013;
• Definição dos processos de Gestão de Portfólio, Programas e Projetos;
• Workshop dos processos de Gestão de Portfólio, Programas e Projetos;
• Capacitação da equipe do PMO em teoria e ferramentas para Gestão de Projetos.            

                          

Nesse bloco devem ser listadas as pessoas, grupos ou organizações que participam da equipe ou que podem influenciar de forma positiva ou negativa na realização do projeto.

6 – Stakeholders

São pessoas, grupos ou organizações que possuem interesse na execução do projeto e que não estão na esfera de influência do gerente de projeto ou ainda fatores externos que podem afetá-lo.

• Diretores da organização;
• Órgão regulador da atividade principal da organização.
• Microsoft (fornecedor de software);
• Consultoria em gestão de projetos.

7 – Equipe

Colaboradores responsáveis por produzir as entregas do projeto.

• Gerente do projeto;
• Gestor de negócio;
• Coordenador do PMO;
• Analista de processos;
• Área de RH;
• Consultor PMO.                   

               

Nessa etapa deve ser descrita a forma como serão realizadas as entregas do projeto. Sendo assim, elas devem ser separadas através de agrupamentos. As premissas e restrições que regem o trabalho também devem ser informadas.

8 – Premissas

São proposições dadas como verdadeiras sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, e que não estão na esfera de influência do gerente de projeto.

• 80% dos gerentes de projeto da organização vão apoiar a implantação do PMO;
• Todos os participantes envolvidos estarão disponíveis nas datas agendadas;
• Laboratório disponível para treinamento possuir computadores com a configuração mínima necessária para executar as ferramentas de projeto;
• Os recursos necessários estarão disponíveis no início do planejamento do projeto;
• O consultor externo possui expertise suficiente na atividade de implantação de um PMO;
• A área de RH promoverá as capacitações dos GPs, convocando os participantes, reservando laboratório e fornecendo certificados.

9 – Grupo de entregas

Representam os componentes do produto, serviço ou resultado gerados pelo projeto.

• Relatório de Avaliação de Maturidade;
• Processos de Gestão de Portfólio, Programas e Projetos;
• Project Professional 2013;
• Project Server 2013;

10 – Restrições

Descrevem as limitações do projeto que impactam no trabalho da equipe.

• O projeto deverá ter investimento máximo de R$300.000,00;
• O projeto deverá durar no máximo 8 meses;
• O suporte das ferramentas deverá ser fornecido exclusivamente pela Microsoft;
• As capacitações deverão ser realizadas nas dependências da organização;
• Serão disponibilizados 1 gerente de projeto, 1 gestor de negócio e 2 analistas de processos todos em regime de tempo parcial.

                                 

Esse bloco deve conter os períodos de tempo necessários para realizar as entregas, bem como suas estimativas de custos. Os riscos também devem ser levantados, pois eles estão diretamente conectados a variáveis como tempo e custo.

 

11 – Riscos

São eventos incertos que podem afetar o projeto de forma positiva ou negativa, caso ocorram. Os mais relevantes (maior impacto e maior probabilidade) devem possuir respostas para mitigá-los ou eliminá-los.

Risco	Probabilidade	Impacto	Resposta
Indisponibilidade do gestor de negócio para refinamento dos requisitos e validação das entregas.	M	A	Prevenir – solicitar à direção prioridade máxima para o recurso alocado no projeto.
Resistência da gerência funcional em incorporar a metodologia de GP em suas atividades.	M	M	Mitigar – realizar workshop de conscientização do uso da metodologia de GP.
Baixa qualidade dos treinamentos.	B	A	Mitigar – definir requisitos recomendáveis de capacitação do instrutor.
Falta de comprometimento da equipe do projeto.	B	A	Mitigar – buscar envolvimento maior dos participantes nas decisões do projeto.
Participantes dos treinamentos não familiarizados com recursos computacionais.	B	M	Prevenir – selecionar e capacitar colaboradores em conhecimentos básicos de informática.

12 – Linha do Tempo (*)

Representação gráfica dos períodos nos quais serão realizadas as entregas do projeto. É recomendável que a linha do tempo seja dividida em 4 períodos de tempo.

	LINHA DO TEMPO
ENTREGAS	T1	T2	T3	T4
Relatório de Avaliação de Maturidade	———————
Processos de Gestão de Portfólio, Programas e Projetos		————————	————
Project Professional 2013		———-
Project Server 2013		———–
Treinamentos			————————	———–

13 – Custos (*)

Contém informações relativas aos custos estimados para cada grupo de entrega do projeto.

ENTREGAS	Custo (R$)
Relatório de Avaliação de Maturidade	30.000,00
Processos de Gestão de Portfólio, Programas e Projetos	45.000,00
Project Professional 2013	55.000,00
Project Server 2013	70.000,00
Treinamentos	100.000,00

*Todos as informações relativas a tempo e custos são fictícias, servindo apenas para demonstração da ferramenta.

 

Segue abaixo o canvas do projeto concebido para Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos:

 

Bibliografia

[1] FINOCCHIO Jr., José. Project Model Canvas – Gerenciamento de Projetos sem Burocracia. Editora Campus, 2013.

[2] Project Builder. Guia definitivo do Project Model Canvas. Disponível em <http://www.projectbuilder.com.br/guia-definitivo-do-pm-canvas>. Acesso em 08 de Junho de 2015.

[3] REIS, Thiago. Como planejar a implantação de um PMO enxuto com Project Model Canvas. Disponível em <http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/pratica/como-planejar-a-implantacao-de-um-pmo-enxuto-com-project-model-canvas>. Acesso em 08 de Junho de 2015.

[4] Project Builder. Project Model Canvas Webnario. Disponível em <http://pt.slideshare.net/ProjectBuilder/project-model-canvas-webnario-project-builder>. Acesso em 10 de Junho de 2015.