Mudanças em projetos: e agora???

Você já se deparou com uma situação como essa? Estava seguindo um plano muito bem documentado e de repente acontece algo inesperado: o cliente solicita uma mudança não prevista. Essa é uma situação muito comum em projetos. Mas, o que fazer? Em linhas gerais, o gerente do projeto deve manter a calma e seguir alguns passos básicos, conforme descreve Rita Mulcahy [1]:

1. Avaliação de impacto – analisar cuidadosamente o impacto da mudança sobre os diversos aspectos do projeto: cronograma, custos, escopo, qualidade, etc. Por exemplo, atraso de duas semanas na entrega do protótipo e/ou necessidade de aporte de R$50.000,00 adicionais;
2. Identificação de opções – buscar alternativas para evitar impacto sobre restrições do projeto. Por exemplo, utilizar paralelismo ou compressão de atividades para reduzir o cronograma ou ainda eliminar atividades objetivando reduzir custos;
3. Obtenção de aprovação interna – solicitar ao Comitê de Controle de Mudanças ou pessoa responsável aprovação para executar a mudança solicitada;
4. Obtenção de aprovação do cliente – obter a autorização do cliente para executar a mudança, caso necessário. Por exemplo, a substituição do gerente do projeto pode exigir mais uma semana para nova tarefa de transferência de conhecimento.

É importante destacar que o gerente do projeto não deve estar concentrado apenas em administrar mudanças, mas também eliminar os fatores que causam as mudanças. Ele deve se antever aos fatos, buscando identificar problemas que podem ocasionar alterações no plano original do projeto.

Primeiramente é necessário criar formalmente uma solicitação de mudança por meio de um documento que descreva claramente quais as justificativas e objetivos propostos pela mudança, além dos impactos e pessoas ou departamentos responsáveis pela aprovação. Existem diversos templates de solicitação de mudanças disponíveis na Internet que você pode utilizar ou ainda consultar os ativos de processos organizacionais em busca de modelos existentes em sua empresa.

Ao gerenciar mudanças o gerente do projeto deve verificar, durante a avaliação de impacto, se a mudança faz parte do Termo de Abertura do Projeto. Caso não faça sentido, essa mudança provavelmente deverá ser realizada em um novo projeto. Suponhamos que você esteja gerenciando um projeto para construção de um novo iate de luxo. Durante a execução da fase de pintura, o gerente de marketing de sua empresa solicita que o iate seja transportado para um outro local, ao término da fase de construção. A ideia é apresentá-lo em um importante evento marítimo Rich Boat que irá acontecer na cidade. Porém, o objetivo do projeto é claro: construir o iate mais moderno e luxuoso do mundo. O termo de abertura do projeto não estabelece nenhuma entrega relacionada a apresentação em tal evento, mas somente publicidade em TV e um evento exclusivo para seu lançamento. O transporte e apresentação do iate no evento Rich Boat pode ser realizado por meio de um novo pequeno projeto.

Mudanças em projetos tendem a aumentar o grau de incertezas e, consequentemente, de ameaças. Sendo assim, vale ressaltar a importância do gerente do projeto buscar opções que ajudem a reduzir as ameaças e potencializar as oportunidades. Por exemplo, compressão ou paralelismo do cronograma, mudar a forma de realizar o trabalho, substituir recursos por outros mais experientes, reduzir a qualidade ou o escopo (pode causar insatisfação do cliente). Nem sempre é possível e correto reduzir o impacto das mudanças. Muitas vezes os impactos severos são inevitáveis e irão exigir mais recursos ou tempo para realizar as mudanças.

Algumas mudanças podem ser aprovadas pelo próprio gerente do projeto. Porém, existem mudanças que necessitam ser avaliadas por instâncias superiores como um patrocinador ou um Comitê de Controle de Mudanças. São aquelas que têm impacto direto sobre o plano do projeto, contratos, memorandos, termo de abertura, linhas de base, etc. Após aprovada, os motivos de aprovação ou rejeição da mudança devem ser registrados. Só então ela pode ser planejada e implementada pela equipe do projeto com a orientação do gerente do projeto. Durante o planejamento da mudança, o gerente do projeto deve atualizar os documentos do projeto afetados pela mudança através do processo de gerenciamento da configuração (controle de versão).

Por último, vale destacar a necessidade de comunicar a mudança aprovada ou rejeitada às partes interessadas afetadas por ela. Neste momento, é importante estar com os documentos do projeto atualizados de forma a enviar somente as versões mais atuais. É fundamental garantir que todos estão trabalhando com a mesma versão dos documentos do projeto!

Bibliografia

[1] MULCAHY, Rita; et al. Preparatório para o Exame de PMP. 8ª ed. EUA: RMC Publications Inc. 2013.