Provavelmente, você já deve ter se deparado com uma situação semelhante em um projeto do qual você fez parte da equipe. Esse problema pode ser evitado com a realização periódica de reuniões de acompanhamento do projeto. Tal evento é uma importante ferramenta para monitorar o progresso das tarefas, identificar potenciais problemas, propor soluções e planejar o trabalho até a próxima reunião. Preferencialmente, devem ser realizadas semanalmente, com duração aproximada de 30 minutos, e responder às seguintes questões:

• O que planejamos realizar desde a última reunião?
• Qual o progresso das atividades planejadas?
• Quais os problemas estão impactando nas entregas e como solucioná-los?
• Qual é o trabalho a ser realizado até a próxima reunião?

Essas perguntas devem ser respondidas pela equipe do projeto, sendo o gerente do projeto apenas um facilitador que monitore o tempo e a participação de todos os presentes. Para tanto, ele deve se planejar antecipadamente, definindo a pauta (perguntas acima), selecionando os participantes e convidando, e compilando as informações necessárias para rápido acesso. O gerente do projeto pode produzir a ata ou delegar a algum membro da equipe de gerenciamento, cabendo a esse registrar as principais decisões e ações acompanhadas de seu responsável e data-alvo. Dessa forma, a equipe terá pleno conhecimento da sua responsabilidade, tendo metas a serem cumpridas.

Após a reunião, o gerente do projeto deve enviar a ata para todos os participantes, solicitando validação quanto a seu conteúdo. Assim, cria-se um acordo entre o GP e a equipe visando monitorar o trabalho planejado e comunicar o progresso ou quaisquer desvios identificados. Esse trabalho contínuo possui efeitos bastante positivos no projeto, onde problemas potenciais podem ser identificados com antecedência e ações corretivas ou soluções de contorno podem ser realizadas num menor intervalo de tempo, reduzindo custos e atrasos no projeto.