Reuniões de Acompanhamento do Projeto
Provavelmente, você já deve ter se deparado com uma situação semelhante em um projeto do qual você fez parte da equipe. Esse problema pode ser evitado com a realização periódica de reuniões de acompanhamento do projeto. Tal evento é uma importante ferramenta para monitorar o progresso das tarefas, identificar potenciais problemas, propor soluções e planejar o trabalho até a próxima reunião. Preferencialmente, devem ser realizadas semanalmente, com duração aproximada de 30 minutos, e responder às seguintes questões:
- O que planejamos realizar desde a última reunião?
- Qual o progresso das atividades planejadas?
- Quais os problemas estão impactando nas entregas e como solucioná-los?
- Qual é o trabalho a ser realizado até a próxima reunião?
Essas perguntas devem ser respondidas pela equipe do projeto, sendo o gerente do projeto apenas um facilitador que monitore o tempo e a participação de todos os presentes. Para tanto, ele deve se planejar antecipadamente, definindo a pauta (perguntas acima), selecionando os participantes e convidando, e compilando as informações necessárias para rápido acesso. O gerente do projeto pode produzir a ata ou delegar a algum membro da equipe de gerenciamento, cabendo a esse registrar as principais decisões e ações acompanhadas de seu responsável e data-alvo. Dessa forma, a equipe terá pleno conhecimento da sua responsabilidade, tendo metas a serem cumpridas.
Após a reunião, o gerente do projeto deve enviar a ata para todos os participantes, solicitando validação quanto a seu conteúdo. Assim, cria-se um acordo entre o GP e a equipe visando monitorar o trabalho planejado e comunicar o progresso ou quaisquer desvios identificados. Esse trabalho contínuo possui efeitos bastante positivos no projeto, onde problemas potenciais podem ser identificados com antecedência e ações corretivas ou soluções de contorno podem ser realizadas num menor intervalo de tempo, reduzindo custos e atrasos no projeto.
Publicado em 23/04/2017, em Comunicações, Gerenciamento de Projetos, Recursos Humanos e marcado como monitorar, perguntas-chave, problemas, reunião de acompanhamento. Adicione o link aos favoritos. Deixe um comentário.
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