O ambiente empresarial apresenta cenários desafiadores para a realização de uma adequada comunicação nos projetos realizados pela organização. Colaboradores com expectativas e perfis distintos, modelo de hierarquia organizacional, processos de comunicação mal definidos, inexistência de um escritório de projetos, dados incompletos ou confusos, ausência de um plano de comunicação. Essas são algumas barreiras existentes que impedem o sucesso na comunicação dentro dos projetos.
Um estudo realizado pelo Project Management Institute (PMI) do Brasil, realizado com 300 empresas de grandes porte, verificou que 76% delas acreditam que a principal causa do fracasso em seus projetos são as falhas de comunicação. Mas qual a razão para tal constatação? Muitos gestores e líderes negligenciam a relevância da comunicação nos projetos e acreditam fielmente dominarem a técnica de se comunicar com seus subordinados, seus pares e seus superiores. Parafraseando Charles Canela, “Ninguém fala. E aí mora o perigo, pois deduzir corretamente são para poucos”. É preciso se comunicar com mais frequência e assertividade. O estudo citado revela ainda que 78% das organizações que implantaram um departamento de projetos obtiveram mais comprometimento das equipes com as metas traçadas e resultados esperados.
Mas o que é necessário para otimizar a comunicação dentro dos projetos da organização? Vou apresentar aqui algumas dicas de ações que podem contribuir para melhorar sensivelmente a comunicação, algumas delas amplamente utilizadas em projetos que gerenciei ao longo da carreira.
>> Elabore e execute um plano de comunicação
Em minha vida profissional pude observar a relevância que tem um bom plano de comunicação na gestão de projetos. É através dele que identificamos quem são as pessoas que precisam comunicar ou ser comunicadas, quais informações devem ser transmitidas, através de quais meios (físicos ou digitais) e com qual objetivo e frequência. Porém, ainda que um bom plano de comunicação seja definido, é fundamental que ele seja executado conforme foi planejado. Portanto, é preciso desenvolver a disciplina de executar os eventos de comunicação que foram mapeados para que todos possam receber as informações que necessitam no decorrer do projeto.
>> Crie uma agenda positiva de comunicação
Ainda que tudo possa parecer transcorrer dentro do esperado no projeto é indispensável criar eventos de comunicação periódicos com sua equipe, por exemplo: reunião de acompanhamento semanal do projeto. Esses encontros são importantes para monitorar e garantir que todas as informações necessárias estão sendo transmitidas de maneira objetiva e eficiente. A periodicidade semanal visa também mapear, de forma mais ágil, possíveis problemas de comunicação que possam causar sérios danos ao projeto no futuro, permitindo se antever aos seus efeitos colaterais danosos.
É fundamental comunicar às partes interessadas que as informações podem ser transmitidas fora desses momentos “oficiais” do projeto, porém todos os envolvidos devem ter ciência dos fatos. Evitamos assim, que problemas sejam “camuflados” e ações mais rápidas possam ser emanadas afim de resolver o problema.
>> Forneça feedback
Complementando a criação da agenda positiva de comunicação do projeto, outro evento que pode ser criado é a reunião de feedback mensal. Ela pode ocorrer com a participação de todos os membros da equipe ou ainda individualmente (é o que recomendo para feedbacks de ações negativas). Esse evento é fundamental para comunicar aos colaboradores se estão atuando de maneira correta para cumprir os objetivos traçados.
Para tanto, é preciso pontuar os acertos de forma coletiva criando um sentimento de equipe no grupo e inspirando a todos pelo exemplo correto. Também é fundamental orientar de maneira polida e reservada os erros identificados, direcionando melhores soluções para atingir as metas delineadas no projeto.
>> Utilize ferramentas visuais de gestão de projetos
Particularmente, não consigo visualizar como um gestor de projetos consegue transmitir à sua equipe todo o escopo do projeto de maneira clara e objetiva sem utilizar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Nela podemos dividir as entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. É possível visualizar todo o escopo é uma única página.
Outra ferramenta que utilizo bastante é o Project Model Canvas. Idealizado e difundido pelo professor Finocchio, o PMC é uma ferramenta colaborativa de projetos que permite à equipe criar, dentro de uma atmosfera criativa, todo o plano do projeto através da utilização de post-its. Isso possibilita uma maior compreensão visual dos conceitos inerentes a um projeto, o engajamento da equipe e a tomada rápida de decisões, pois todo o plano está contido um único quadro.
Existem diversas outras ferramentas visuais para gestão de projetos que podem ser utilizadas, a saber: Quadro Kanban, Matriz SWOT, Checklist 5W2H, Design Thinking, etc. Cabe ao gestor de projetos identificar o que melhor se adequa às suas necessidades.
>> Utilize um software de gestão de projetos
Os Sistemas de Informação de Gerenciamento de Projetos (SIGP) são soluções tecnológicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar projetos. Podem ser vistos como facilitadores da comunicação, pois através deles podemos mapear o escopo do projeto, definir atividades e responsabilidades, construir cronogramas, elaborar orçamentos, realizar análise de riscos, mapear e monitorar indicadores de desempenho, armazenar documentação do projeto, etc.
Painéis com informações e gráficos, atualizados em tempo real pela equipe do projeto, podem ser personalizados e apresentarem conteúdo que facilite a comunicação do desempenho do projeto com a equipe e demais partes interessadas. Eles são uma excelente ferramenta para identificar desvios e planejar ações corretivas para recuperá-los. Dessa forma, promove-se uma comunicação ampla e colaborativa, onde todos podem contribuir para o sucesso do projeto.
>> Escute, compreenda e confirme
Pare de falar e escute, afinal todas as opiniões são importantes! Nunca menospreze as observações de qualquer parte interessada no projeto. Ouça com atenção e confirme com o transmissor se você compreendeu a mensagem que ele quis passar. Escutar a todos é demonstrar respeito pelo próximo, é inspirar pelo exemplo. Conquistando o respeito, os demais passam a te escutar também e isso ajuda enormemente no processo de comunicação, evitando que informações sejam perdidas ou decodificadas de maneira errada.
Finalizando…
Apesar do ser humano ter a comunicação como necessidade básica de sobrevivência, nem sempre é uma tarefa simples de ser executada. Ruídos podem ser gerados durante o processo e, assim, a mensagem transmitida ser mal compreendida pelo receptor.
Você sabia que um gerente de projetos passa 90% do seu tempo se comunicando? Sim, não se assuste mas é verdade. Entenda que se na vida é essencial nos comunicarmos para conseguirmos alcançar nossas metas na gestão de projetos não é diferente. Essa necessidade é potencializada pelo existência de cenários com pessoas dos mais variados perfis e expectativas distintas. Dessa forma, é preciso se comunicar constantemente e bem para que todos compreendam qual caminho seguir em busca do sucesso do projeto.
Fundamental é construir um ambiente que promova a boa comunicação entre as partes, através de uso de novas tecnologias como mensageiros instantâneos, chats, fóruns web, ferramentas visuais e softwares de gestão de projetos. Mas só isso não basta, sendo necessário dar e receber feedback da equipe e demais partes interessadas, tratando-os de forma cordial e assim, disseminando a cultura do respeito na organização.
É preciso executar uma comunicação eficiente e eficaz, a qual seja capaz de transmitir para todos os envolvidos quais são os objetivos mapeados e qual caminho é preciso seguir para alcançá-los. Sem saber para onde ir, qualquer caminho servirá e isso poderá conduzir o projeto para um iminente fracasso. Olho vivo!
Bibliografia:
PILLEGGI, Marcus. Falhas na comunicação são principal motivo de fracasso nos projetos das empresas. Pequenas empresas grandes negócios, 2010. Disponível em: <encurtador.com.br/ikFRS>. Acesso em 21 de janeiro de 2020.
EQUIPE AEVO. Entenda a importância da comunicação em projetos. Aevo, 2017. Disponível em: <https://blog.aevo.com.br/entenda-a-importancia-da-comunicacao-em-projetos/>. Acesso em 21 de janeiro de 2020.
PROJECT BUILDER. 7 formas de otimizar a comunicação na gestão de projetos. Blog Project Builder, 2017. Disponível em: <https://www.projectbuilder.com.br/blog/7-formas-de-otimizar-comunicacao-na-gestao-de-projetos/>. Acesso em 21 de janeiro de 2020.
Gestão de Projetos Ágeis 
Bom artigo, principalmente, a respeito das ferramentas que podem ser utilizados, claro, depende da equipe, do projeto, do domínio da equipe nas ferramentas. Não adianta utilizar se não é de fácil domínio pela equipe. $ucesso!
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Olá Marco, é dever do gerente de projetos providenciar as capacitações que identificar como necessárias para a equipe do projeto, inclusive no uso de ferramentas. Ele sempre atuará como uma facilitador, um maestro que conduz a orquestra. Obrigado pela participação e volte sempre!
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