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Resultado da Enquete – Qual é o principal obstáculo na produtividade das organizações?

Resultado - Qual é o principal obstáculo na produtividade das organizações

Análise

Nossos leitores foram questionados sobre qual seria, na visão deles, o principal obstáculo na produtividade das organizações nos dias atuais. A inexistência de um planejamento estratégico foi a opção preferida dos participantes da enquete com 53% dos votos. O blog COBLUE OKR aponta 15 problemas que as empresas brasileiras sofrem por não possuírem um planejamento estratégico, a saber:

  1. Falta de Competitividade;
  2. A disputa com o concorrente é baseada em preços baixos, descontos e promoções;
  3. Baixa margem de lucro;
  4. Não sabem como inovar no mercado em que atuam;
  5. Não conseguem prever as ações dos concorrentes ou do mercado;
  6. Possuem problemas financeiros;
  7. Necessitam de empréstimos bancários com altas taxas de juros;
  8. Custos mais altos que o necessário;
  9. São mais sensíveis a crises econômicas e políticas;
  10. Não possuem um posicionamento claro e não fidelizam os clientes;
  11. Não conseguem crescer;
  12. Não adquirem escalabilidade;
  13. Quebram sem saber o real motivo;
  14. Só percebem problemas quando já é tarde para resolver;
  15. Não possui foco no desenvolvimento, ficando presos em problemas pequenos do dia a dia da empresa.

Conseguiu perceber a importância de qualquer organização possui um planejamento estratégico adequado que busque tornar a empresa mais forte e competitiva no mercado? Em segundo lugar, aparece com 21% dos votos a falta de gerenciamento de projetos como fator fundamental na produtividade das organizações. Qualquer planejamento estratégico necessita da realização de projetos que o materializem. Sendo assim, os projetos são fundamentais para alcançar as metas traçadas no plano e atingir os objetivos da organização. Dificuldades na gestão pessoal de tempo (11%), distrações no ambiente de trabalho (10%) e assédio moral (5%) também foram lembrados como fatores que reduzem a produtividade nas organizações.

Resultado da Enquete – Qual é a principal causa de conflitos em projetos?

Resultado - Qual é a principal causa de conflitos em projetos

Análise

Questionamos aos nossos leitores qual seria a principal causa geradora de conflitos em projetos e obtivemos os seguintes resultados. Apontado como o fator preponderante para geração de conflitos está a mudança de escopo, a qual obteve 33% dos votos. Quando se muda escopo, há um impacto direto em prazos e custos e, consequentemente, na satisfação do cliente e patrocinador o que pode gerar um desgaste de relacionamento com a equipe do projeto. Em segundo lugar, figura a expectativa das partes interessadas com 17% dos votos. Alinhar desde o início com os stakeholders qual é o objetivo do projeto e quais serão as entregas que a serem realizadas durante sua execução é atividade fundamental para evitar possíveis conflitos de interesses. Já os prazos estabelecidos são vistos como a terceira maior causa de conflitos. Observe como esses fatores estão intimamente ligados, pois a mudança de escopo provavelmente irá afetar os prazos estabelecidos e, consequentemente, a expectativa das partes interessadas previamente alinhadas.

Por fim, os demais fatos citados como fontes geradoras de conflitos foram definição das prioridades (15%), custos (8%), alocação de recursos (6%) e outra (5%). Dentre as outras causas, a comunicação foi a mais citada, pois muitas vezes os ruídos nos meios levam diversos projetos ao fracasso ou perdas significativas de recursos e tempo.

Resultado da Enquete – Qual é a melhor ferramenta para criar a EAP do projeto?

Resultado - Qual é a melhor ferramenta para criar a EAP do Projeto

Análise

A pesquisa em questão foi criada com o objetivo de levantar qual é a ferramenta preferida dentre os gerentes de projetos para a construção da Estrutura Analítica do Projeto. Após o fechamento da enquete, foi possível constatar que a WBS Chart Pro, ferramenta utilizada exclusivamente para a criação da EAP, figura como a preferida pelos usuários com um percentual de 70%, totalizando 82 votos. Sua licença individual custa $199. Em segundo lugar, aparece a XMind com 12 votos e um total de 10%. Ela possui uma versão gratuita, porém com menos recursos. A versão mais completa está disponível por $99. Outras ferramentas que não foram listadas tiveram um total de 9 votos, representando 8% do total. Logo em seguida se destaca, dentre as favoritas dos usuários, a ferramenta de código aberto OpenProj. Ela representa 7 votos, totalizando 6% da preferência. Em seguida, aparece a WBS Tool (software web gratuito e exclusivo para criação da EAP) com 5 votos (4%). Por fim e em último lugar, figura a MindView – uma ferramenta profissional para construção de mapas mentais, estruturas analíticas, dentre outros. Com preço inicial a partir de $249, ela obteve um total de 2 votos (2%). 

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Resultado da Enquete

Análise

Diante dos resultados apresentados é possível observar que o Gerenciamento de Riscos é uma área de conhecimento de fundamental importância para qualquer gerente de projetos. Ela aparece em primeiro lugar com 34% da preferência dos participantes. Riscos podem levar qualquer projeto ao fracasso numa fração de segundos, tanto é verdade que o PMI dedica atenção especial à essa área com a criação de uma certificação específica, o PMI-RMP (Risk Management Professional).

Em segundo lugar com 18% dos votos, aparece a opção Habilidade de Analista de Negócios. Isso pode ser explicado pelo fato de haver um tendência de mercado em contratar gerentes de projeto com experiência em determinada área. Mesmo não sendo necessário o conhecimento em um ramo específico de negócio, este ajuda a planejar e controlar o projeto, analisar riscos e impactos e na tomada de decisões. Porém, tudo isso pode ser feito com a opinião de especialistas no assunto.

Logo em seguida, aparecem empatados na terceira posição Processos de Negócio e Gerenciamento de Projetos Complexos com 11% dos votos cada. Habilidades em processos de negócio ajuda ao gerente do projeto a entender como funciona o fluxo de atividades em uma área da organização ou entre diversas áreas. Já as habilidades para gerenciar projetos complexos têm sua importância devido ao atual  crescimento das organizações no mundo globalizado, necessitando cada vez mais gerentes com experiência para integrar equipes dispersas geograficamente e com alto número de partes interessadas afetadas pela realização do projeto.

fome-zero

Com 6% dos votos, o Gerenciamento de Programas é lembrado na pesquisa pelos participantes. Trata-se, segundo o PMBOK, de gerenciar de modo coordenado um grupo de projetos relacionados para a obtenção de benefícios estratégicos e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Um exemplo clássico é o Programa Fome Zero do Governo Federal, cujo objetivo é assegurar o direito humano à alimentação adequada às pessoas com dificuldades de acesso aos alimentos. Logo abaixo, com 4% dos votos aparece o Seis Sigma que nada mais é do que um conjunto de práticas originalmente desenvolvidas pela Motorola para melhorar sistematicamente os processos ao eliminar defeitos. A opção Outros foi escolhida por 8% dos participantes.

Resultado da Enquete – Na sua opinião, qual é a área de conhecimento mais importante do Gerenciamento de Projetos?

Análise

Pelo resultado da enquete é possível observar que a maioria dos leitores desse blog que votaram (28% – 27 votos), acreditam ser o Escopo a área de conhecimento mais importante do Gerenciamento de Projetos.  Isso deve-se ao fato de que um escopo mal definido, pode por em risco todo o sucesso de um projeto. Em segundo lugar, figura a área das Comunicações como sendo a mais importante com 25 votos (26%). Não basta ter um escopo bem definido, é preciso que os stakeholders tenham uma boa comunicação durante o decorrer do projeto. Saber o que comunicar, a quem, através de que meio é fundamental para garantir que as informações sobre o projeto cheguem as interessados de maneira adequada. Isso pode ser apoiado com a definição e uso da Matriz de Comunicação. Logo em seguida, a área de Integração aparece como a mais relevante obtendo 9 votos (9%) . À área de integração cabe a tarefa de articular as partes interessadas para que objetivos do projeto sejam atingidos. Mais atrás e não menos importantes, aparecem empatadas as áreas de Gerenciamento de Riscos e Gerenciamento da Qualidade com 8 votos cada (8%). Gerenciar os riscos do projetos, eliminando-os ou mitigando-os, é fundamental para evitar que o imponderável coloque em xeque o sucesso do projeto. Do mesmo modo, gerenciar a qualidade é garantir que o produto seja desenvolvido corretamente segundo suas especificações e dentro dos padrões exigidos pelo mercado, cada vez mais competitivo. Por fim, aparecem as áreas de Custos, Tempo e Aquisições com 6 (seis), 6 (seis) e 0 (zero) votos, respectivamente.

Resultado da Enquete: “O que é mais importante para o sucesso dos projetos?”

Resultado da enquete: “Qual desses você acredita ser o maior problema enfrentado pelos Escritórios de Gerenciamento de Projetos?”

Análise:

Pelo resultado da enquete é possível observar que a maioria dos leitores desse blog que votaram, acreditam que “Fornecer visibilidade e transparência aos projetos, programas e portfólios da organização” é o maior problema enfrentados pelos PMOs. Obteve 10 votos (56%) do total. Em outras palavras, eles visualizam a comunicação como uma grande “pedra no sapato” dos escritórios de projetos. Isso deve-se ao fato de muitas pessoas tratarem a comunicação como algo menos relevante que escopo, tempo e custos. Dessa forma, ela muitas vezes se torna algo relegado ao planejamento dos projetos e/ou programas da organização. O bom planejamento da comunicação, seja ela em um portfólio de projetos, em um projeto individual ou em um programa, certamente trará benefícios durante todo o ciclo de vida dos mesmos. Afinal, planejar a comunicação é gerenciar as expectativas dos stakeholders, tornando claro quais são as metas traçadas, quem será responsável pelas atividades, quais entregas e com que frequência elas devem ser realizadas, bem como tipos e meios de comunicação.

“A comunicação não é o chantilly no morango; ela é como o sangue do corpo humano, com a função nobre de manter a vida!” – Miriam Cristina Fava Santos

Em segundo lugar “Estabelecer e manter dados históricos e lições aprendidas” aparece como outro grande problema enfrentado diariamente pelos PMOs (4 votos – 22%). Afinal de contas, não é tarefa fácil estabelecer quais dados são vitais para a continuidade dos negócios da organização e que devem ser armazenados periodicamente. Também é tarefa árdua registrar lições aprendidas durante e ao final de cada projeto. O plano de gerenciamento da comunicação é ferramenta fundamental para realizar essa atividade. Sem ela torna-se ingrato o trabalho de registrar erros e acertos cometidos durante o desenvolvimento dos projetos.

Por fim, aparecem empatados com apenas 2 votos (11%) para cada, “Desenvolver e disseminar as melhores práticas de gerenciamento de projetos” e “Fornecer treinamento nas áreas de gerenciamento de projetos”. Elas estão intimamente ligadas, pois a primeira depende da segunda. E nem sempre isso é possível devido à falta de tempo dos membros das equipes para participarem desse tipo de atividade. São elas responsáveis por fornecer não só aos gerentes, como também ao “chão de fábrica” as habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas responsáveis por agregar valor ao trabalho desenvolvido pelos membros das equipes de projeto.

Resultado da enquete: “Na sua opinião, qual é a melhor ferramenta para planejar e controlar o cronograma do projeto?”

Pelo resultado da enquete é possível notar a preferência da comunidade de gerenciamento de projetos pelo uso do Microsoft Project como ferramenta de planejamento e controle do cronograma de projetos. Liderou a pesquisa com 56% dos votos. Logo atrás aparece o Oracle Primavera com 20% da preferência de mercado. Project Builder e GanntProject aparecem com apenas 1% dos votos, enquanto que, outras ferramentas como Trac (2 votos), Go Horse e Microsoft Excel (1 voto cada) figuram dentre as preteridas. É válido ressaltar que o Microsoft Excel não é uma ferramenta específica para gerenciar projetos, não possui funcionalidades voltadas a esse propósito. Porém , ela pode ser utilizada para organizar o cronograma e configurada para gerar cálculos e gráficos de acordo com as necessidades de cada usuário. A grande surpresa ficou por conta da poderosa IBM não ter sequer um voto para sua ferramenta de gerenciamento de projetos. o Clarity. OpenProj e NetProject foram outras ferramentas não votadas.

Resultado da enquete: “Como você se prepara para o crescimento profissional?”

Análise:

O resultado da enquete nos apresenta um cenário animador e ao mesmo tempo frustrante. O lado positivo deste cenário está no fato de 44% dos votos demonstrarem a crescente busca de crescimento profissional através do investimento pessoal em cursos de capacitação. Com 34% dos votos a opção “Sou auto-didáta” demonstra também que uma  significativa parcela dos profissionais buscam melhorar seus conhecimentos e habilidades pró-ativamente através da busca pessoal pelo conhecimento em livros, revistas, artigos, internet, etc. Já o lado negativo deste cenário se apresenta no fato de apenas 12% das pessoas possuírem o apoio financeiro das empresas na qual trabalham para melhorar sua capacitação profissional. Este é um quadro preocupante visto que, cada vez mais, as empresas buscam mão-de-obra barata e relegam o investimento em capacitação para seus funcionários. Provavelmente está na hora do Governo Federal por a mão na massa e criar um programa para ampliar o fornecimento de incentivos fiscais às empresas, princpalmente de pequeno e médio porte, a investirem cada vez mais na capacitação profissional de seus colaboradores. Isso alavancaria a qualidade da mão-de-obra do mercado bem como o crescimento da qualidade dos produtos e serviços produzidos. Por fim, 10% das pessoas que participaram da enquete afirmam que não estão estudando nada no momento. Vou deixar aqui uma dica! Nunca pare de buscar o conhecimento, pois ele nunca é demais! Ele é útil, necessário e imprenscindível para seu crecimento profissional e econômico do país. Como diria o provérbio árabe: “Quem quer fazer alguma coisa, encontra um meio. Quem não quer fazer nada, encontra uma desculpa.”

Resultado da Enquete: “A empresa na qual você trabalha realiza avaliações periódicas sobre a satisfação dos funcionários?”

Análise:

Pelos resultados acima apresentados, nota-se que a maioria das pessoas (52%) trabalham em organizações que nunca avaliaram a satisfação deles em seu ambiente de trabalho. Elas não buscam utilizar metodologias para avaliar a satisfação de seus funcionários. Quero deixar claro que isso não significa dizer que as empresas mostram-se desinteressadas quando o assunto é satisfação no trabalho. Demonstra apenas que elas não utilizam técnicas para avaliar o quão satisfeitos estão seus funcionários em seu ambiente organizacional. É um erro que deve ser corrigido, visto que os dados obtidos nessas avaliações são de fundamental importância para a busca da melhoria das condições de trabalho. A consequência direta dessa melhoria é o aumento da produtividade e do ROI da empresa. Isso é fato!

Em contrapartida, 20% dos trabalhadores responderam que sua empresa não faz avaliações periódicas, porém já os avaliaram. Essas empresas demonstram um pouco mais de interesse em dados factíveis, reais que demonstrem o grau de satisfação de seus funcionários. Já é um bom começo que deve ser aprimorado ao passar dos tempos com avaliações periódicas que permitam visualizar o quanto as empresas evoluíram em se tratando de regozijo dos seus funcionários. Dessa forma, podem ser criadas metas á serem atingidas e métodos para alcançá-las. Isto é PLANEJAMENTO DA QUALIDADE!

As empresas as quais avaliam formalmente e periodicamente a satisfação no trabalho correspondem a uma fatia de 24% do total. Geralmente, são organizações com um maior grau de maturidade e com processos bem definidos. Demonstram apreço por levantamento de dados úteis à melhoria contínua de processos. Dessa forma, utilizam formulários que devem ser preenchidos periodicamente para visualizar o cenário atual, analisar a evolução enquadrada no contexto e planejar ações futuras.

Com apenas 4% aparecem organizações que buscam avaliar periodicamente a satisfação de seus funcionários, porém informalmente. Esse formato de avaliação considero um tanto quanto perigoso. Avaliar de maneira informal sem obter dados palpáveis pode apresentar distorções da realidade presente. Verificar se as metas da organização foram atingidas e questionar seus funcionários quanto ao seu contentamento com a empresa não são boas práticas de avaliação. Atingir metas não significa, em sua plenitude, ter funcionários satisfeitos. Muitos podem estar comprometidos em alcançar os objetivos pelo fato de dependerem de seus empregos para viver, alimentar seus filhos. Questionar informalmente seus funcionários sobre sua satisfação certamente não irá trazer resultados concretos da realidade vivida. Muitos se inibem diante da figura de um gerente, chefe ou diretor por medo de perder seus empregos pelo fato de trazer à tona verdades que nem sempre são bem-vindas e que podem manchar a imagem de seus superiores. Assim, preferem omitir ou mentir distorcendo totalmente a realidade.

Portanto, considero que a avaliação periódica e formal da qualidade de vida no trabalho seja de fundamental importância para o crescimento da organização, não apenas dentro da empresa como também fora de seu ambiente. Afinal de contas, seu NOME é sua FORTALEZA! É quem te engrandece perante os fracos e te torna diferenciado. Demonstrar interesse pela qualidade de vida no trabalho dos seus funcionários é o mesmo que criar uma relação de confiança e respeito por ambas as partes. Assim, meus caros empresários fica aqui minha humilde sugestão: se importem um pouco mais. No fim, todos tem a ganhar!

DICA DO BLOG GPA!!!

A presente avaliação não pretende demonstrar como se avaliar a satisfação dos funcionários em seu ambiente organizacional, porém irei elencar alguns fatores que podem ser avaliados. Segue abaixo um modelo de qualidade de vida no trabalho proposto por Walton (apud LIMA, 1995). Ele leva em conta boa parte dos fatores e dimensões sugeridos por outros estudiosos (MEDEIROS, 2005). Ele é composto por 8 dimensões e 21 fatores que afetariam significativamente o trabalhador em seu ambiente de trabalho.

Quem deseja se apronfundar mais sobre o assunto existe um ótimo artigo “Avaliação da Satisfação no Trabalho com o uso de Indicadores de Qualidade de Vida no Trabalho” que busca avaliar a satisfação no trabalho de uma organização pública de ensino superior através da adaptação de um modelo proposto por Walton (apud LIMA, 1995).

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