O reconhecimento ao trabalho desenvolvido pelas pessoas em qualquer área de atuação é de fundamental importância para mantê-las motivadas e produtivas dentro do ambiente organizacional. Para tanto, é possível conceder prêmios e/ou recompensas que realmente agreguem valor à vida profissional ou até pessoal dos colaboradores.
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Todos os candidatos que passaram pela árdua rotina de estudos preparatórios par a certificação PMP® sabe como a o caminho é longo e deve ser bem planejado e executado para evitar surpresas desagradáveis durante a prova. Porém, não é apenas a fase de estudos que nos impõe desafios, como também a prova em si. Nesse sentido, o propósito dessa enquete foi analisar as dificuldades enfrentadas pelos candidatos à certificação PMP®, durante o exame realizado pelo PMI®.
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Nossos leitores foram questionados sobre qual seria, na visão deles, o principal obstáculo na produtividade das organizações nos dias atuais. A inexistência de um planejamento estratégico foi a opção preferida dos participantes da enquete com 53% dos votos. O blog COBLUE OKR aponta 15 problemas que as empresas brasileiras sofrem por não possuírem um planejamento estratégico, a saber:
Conseguiu perceber a importância de qualquer organização possui um planejamento estratégico adequado que busque tornar a empresa mais forte e competitiva no mercado? Em segundo lugar, aparece com 21% dos votos a falta de gerenciamento de projetos como fator fundamental na produtividade das organizações. Qualquer planejamento estratégico necessita da realização de projetos que o materializem. Sendo assim, os projetos são fundamentais para alcançar as metas traçadas no plano e atingir os objetivos da organização. Dificuldades na gestão pessoal de tempo (11%), distrações no ambiente de trabalho (10%) e assédio moral (5%) também foram lembrados como fatores que reduzem a produtividade nas organizações.
Questionamos aos nossos leitores qual seria a principal causa geradora de conflitos em projetos e obtivemos os seguintes resultados. Apontado como o fator preponderante para geração de conflitos está a mudança de escopo, a qual obteve 33% dos votos. Quando se muda escopo, há um impacto direto em prazos e custos e, consequentemente, na satisfação do cliente e patrocinador o que pode gerar um desgaste de relacionamento com a equipe do projeto. Em segundo lugar, figura a expectativa das partes interessadas com 17% dos votos. Alinhar desde o início com os stakeholders qual é o objetivo do projeto e quais serão as entregas que a serem realizadas durante sua execução é atividade fundamental para evitar possíveis conflitos de interesses. Já os prazos estabelecidos são vistos como a terceira maior causa de conflitos. Observe como esses fatores estão intimamente ligados, pois a mudança de escopo provavelmente irá afetar os prazos estabelecidos e, consequentemente, a expectativa das partes interessadas previamente alinhadas.
Por fim, os demais fatos citados como fontes geradoras de conflitos foram definição das prioridades (15%), custos (8%), alocação de recursos (6%) e outra (5%). Dentre as outras causas, a comunicação foi a mais citada, pois muitas vezes os ruídos nos meios levam diversos projetos ao fracasso ou perdas significativas de recursos e tempo.
A pesquisa em questão foi criada com o objetivo de levantar qual é a ferramenta preferida dentre os gerentes de projetos para a construção da Estrutura Analítica do Projeto. Após o fechamento da enquete, foi possível constatar que a WBS Chart Pro, ferramenta utilizada exclusivamente para a criação da EAP, figura como a preferida pelos usuários com um percentual de 70%, totalizando 82 votos. Sua licença individual custa $199. Em segundo lugar, aparece a XMind com 12 votos e um total de 10%. Ela possui uma versão gratuita, porém com menos recursos. A versão mais completa está disponível por $99. Outras ferramentas que não foram listadas tiveram um total de 9 votos, representando 8% do total. Logo em seguida se destaca, dentre as favoritas dos usuários, a ferramenta de código aberto OpenProj. Ela representa 7 votos, totalizando 6% da preferência. Em seguida, aparece a WBS Tool (software web gratuito e exclusivo para criação da EAP) com 5 votos (4%). Por fim e em último lugar, figura a MindView – uma ferramenta profissional para construção de mapas mentais, estruturas analíticas, dentre outros. Com preço inicial a partir de $249, ela obteve um total de 2 votos (2%).
Pelo resultado da enquete é possível observar que a maioria dos leitores desse blog que votaram (28% – 27 votos), acreditam ser o Escopo a área de conhecimento mais importante do Gerenciamento de Projetos. Isso deve-se ao fato de que um escopo mal definido, pode por em risco todo o sucesso de um projeto. Em segundo lugar, figura a área das Comunicações como sendo a mais importante com 25 votos (26%). Não basta ter um escopo bem definido, é preciso que os stakeholders tenham uma boa comunicação durante o decorrer do projeto. Saber o que comunicar, a quem, através de que meio é fundamental para garantir que as informações sobre o projeto cheguem as interessados de maneira adequada. Isso pode ser apoiado com a definição e uso da Matriz de Comunicação. Logo em seguida, a área de Integração aparece como a mais relevante obtendo 9 votos (9%) . À área de integração cabe a tarefa de articular as partes interessadas para que objetivos do projeto sejam atingidos. Mais atrás e não menos importantes, aparecem empatadas as áreas de Gerenciamento de Riscos e Gerenciamento da Qualidade com 8 votos cada (8%). Gerenciar os riscos do projetos, eliminando-os ou mitigando-os, é fundamental para evitar que o imponderável coloque em xeque o sucesso do projeto. Do mesmo modo, gerenciar a qualidade é garantir que o produto seja desenvolvido corretamente segundo suas especificações e dentro dos padrões exigidos pelo mercado, cada vez mais competitivo. Por fim, aparecem as áreas de Custos, Tempo e Aquisições com 6 (seis), 6 (seis) e 0 (zero) votos, respectivamente.
Pelo resultado da enquete é possível observar que a maioria dos leitores desse blog que votaram, acreditam que “Fornecer visibilidade e transparência aos projetos, programas e portfólios da organização” é o maior problema enfrentados pelos PMOs. Obteve 10 votos (56%) do total. Em outras palavras, eles visualizam a comunicação como uma grande “pedra no sapato” dos escritórios de projetos. Isso deve-se ao fato de muitas pessoas tratarem a comunicação como algo menos relevante que escopo, tempo e custos. Dessa forma, ela muitas vezes se torna algo relegado ao planejamento dos projetos e/ou programas da organização. O bom planejamento da comunicação, seja ela em um portfólio de projetos, em um projeto individual ou em um programa, certamente trará benefícios durante todo o ciclo de vida dos mesmos. Afinal, planejar a comunicação é gerenciar as expectativas dos stakeholders, tornando claro quais são as metas traçadas, quem será responsável pelas atividades, quais entregas e com que frequência elas devem ser realizadas, bem como tipos e meios de comunicação.
“A comunicação não é o chantilly no morango; ela é como o sangue do corpo humano, com a função nobre de manter a vida!” – Miriam Cristina Fava Santos
Em segundo lugar “Estabelecer e manter dados históricos e lições aprendidas” aparece como outro grande problema enfrentado diariamente pelos PMOs (4 votos – 22%). Afinal de contas, não é tarefa fácil estabelecer quais dados são vitais para a continuidade dos negócios da organização e que devem ser armazenados periodicamente. Também é tarefa árdua registrar lições aprendidas durante e ao final de cada projeto. O plano de gerenciamento da comunicação é ferramenta fundamental para realizar essa atividade. Sem ela torna-se ingrato o trabalho de registrar erros e acertos cometidos durante o desenvolvimento dos projetos.
Por fim, aparecem empatados com apenas 2 votos (11%) para cada, “Desenvolver e disseminar as melhores práticas de gerenciamento de projetos” e “Fornecer treinamento nas áreas de gerenciamento de projetos”. Elas estão intimamente ligadas, pois a primeira depende da segunda. E nem sempre isso é possível devido à falta de tempo dos membros das equipes para participarem desse tipo de atividade. São elas responsáveis por fornecer não só aos gerentes, como também ao “chão de fábrica” as habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas responsáveis por agregar valor ao trabalho desenvolvido pelos membros das equipes de projeto.
Pelo resultado da enquete é possível notar a preferência da comunidade de gerenciamento de projetos pelo uso do Microsoft Project como ferramenta de planejamento e controle do cronograma de projetos. Liderou a pesquisa com 56% dos votos. Logo atrás aparece o Oracle Primavera com 20% da preferência de mercado. Project Builder e GanntProject aparecem com apenas 1% dos votos, enquanto que, outras ferramentas como Trac (2 votos), Go Horse e Microsoft Excel (1 voto cada) figuram dentre as preteridas. É válido ressaltar que o Microsoft Excel não é uma ferramenta específica para gerenciar projetos, não possui funcionalidades voltadas a esse propósito. Porém , ela pode ser utilizada para organizar o cronograma e configurada para gerar cálculos e gráficos de acordo com as necessidades de cada usuário. A grande surpresa ficou por conta da poderosa IBM não ter sequer um voto para sua ferramenta de gerenciamento de projetos. o Clarity. OpenProj e NetProject foram outras ferramentas não votadas.
Gestão de Projetos Ágeis 