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Reuniões de Acompanhamento do Projeto

RAP

Provavelmente, você já deve ter se deparado com uma situação semelhante em um projeto do qual você fez parte da equipe. Esse problema pode ser evitado com a realização periódica de reuniões de acompanhamento do projeto. Tal evento é uma importante ferramenta para monitorar o progresso das tarefas, identificar potenciais problemas, propor soluções e planejar o trabalho até a próxima reunião. Preferencialmente, devem ser realizadas semanalmente, com duração aproximada de 30 minutos, e responder às seguintes questões: Leia o resto deste post

Desenvolvimento das Competências Pessoais: um diferencial competitivo

As competências pessoais são habilidades inerentes ao indivíduo e que refletem diretamente em suas relações sociais. Tais competências estão relacionadas às origens e desenvolvimento infantil do ser humano, ou seja, à sua formação psicossocial. Essa formação será responsável por direcionar os relacionamentos futuros do indivíduo, onde o caráter e a personalidade construídos irão dizer como e com quem ele irá se comunicar.

Um dos maiores problemas enfrentados no gerenciamento de projetos, seja ele de qualquer porte, é justamente a comunicação. Nesse sentido, é importante que o gerente de projetos desenvolva suas competências pessoais afim de se tornar uma figura equilibrada e agregadora, pois problemas de relacionamento certamente irão surgir no decorrer do projeto. É interessante que o GP aprimore sua comunicação, invista em capacitação para melhorar a negociação de contratos, a negociação de conflitos e em formação de times de alta performance. Isso provavelmente irá transformá-lo em uma figura diferente das demais no mercado de trabalho, pois a grande maioria investe no conhecimento de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos e esquecem de desenvolver suas habilidades interpessoais.

Sente alguma dificuldade em se relacionar com outros colegas em seu ambiente de trabalho? Está disposto a melhorar os relacionamentos interpessoais entre os membros do projeto? Necessita formar times que possuam alto desempenho e sejam auto gerenciáveis? Então recomendo ir em busca de cursos que lhe possibilite o desenvolvimento de competências pessoais. Entre nesse projeto com a Projectlab, um dos melhores centros de treinamento em gerenciamento de projetos do país, cursos presenciais no Rio de Janeiro e São Paulo. Oferecem em sua Loja Online, cursos online de altíssima qualidade em formato de elearning da  RMC Project Management, empresa da renomada Rita Mulcahy. Estude de onde e como quiser, você faz o seu horário!


Este post trata-se de um artigo patrocinado (publieditorial).

Os desafios do gerenciamento de equipes virtuais

Estatisticamente falando, um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de projetos é integrar equipes. Isso deve-se ao simples fato de equipes serem formadas por pessoas com diferentes personalidades, objetivos profissionais e formações culturais. Tais diferenças são, por muitas vezes, fatores geradores de conflitos que são diretamente responsáveis por desestabilizar o ambiente e destruir a harmonia entre a equipe. Mas afinal, o que é uma equipe integrada? Leia o resto deste post

A Curva S e seu potencial analítico

“Como posso identificar desvios e tendências em meus projetos?” Certamente você, como gerente de projeto, já deve ter feito para si a mesma pergunta. Muito provavelmente, para responder a essa pergunta, já se viu debruçado em um cronograma analisando dezenas de datas e custos, comparando valores planejados e reais a fim de obter uma estimativa de progresso e tendências para o decorrer do projeto. Isso é algo comum para quem desconhece a curva S e seus benefícios. Mas afinal, o que é uma curva  Leia o resto deste post

A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 3

No post anterior, vimos que o processo de identificar as partes interessadas é passo inicial para elaborar o Plano de Comunicações. Identificando necessidades, expectativas, focos e graus de interesse, importância e influência no projeto estaríamos mapeando o universo que envolve o stakeholders e assim nos antecipando a possíveis problemas que possam vir a causar ruídos e distúrbios que atrapalhem a boa comunicação e fluidez do andamento do projeto. O passo agora é Planejar as Comunicações. Leia o resto deste post

A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 2

No post anterior vimos como uma comunicação mal planejada ou executada é fator decisivo nos resultados de projetos. Vimos também como não saber escutar a todos os membros da equipe pode por abaixo todo o esforço empreendido no planejamento de um projeto. Assim urge a necessidade de planejar a comunicação de forma adequada. O primeiro passo para isso veremos a seguir. Leia o resto deste post

A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 1

“Gastar tempo para criar um plano de comunicação do projeto? Pra quê? Isso é um desperdício de tempo e dinheiro!”. Não se assustem. Esse é um pensamento comum que norteia o ambiente das pessoas que participam de projetos. Planejar a comunicação é tarefa fundamental para obter sucesso em qualquer tipo de projeto. Mas para entender a importância desse planejamento, primeiro é preciso conhecer alguns conceitos básicos desse aparentemente simples, porém complexo processo. Leia o resto deste post

Resultado da Enquete – Na sua opinião, qual é a área de conhecimento mais importante do Gerenciamento de Projetos?

Análise

Pelo resultado da enquete é possível observar que a maioria dos leitores desse blog que votaram (28% – 27 votos), acreditam ser o Escopo a área de conhecimento mais importante do Gerenciamento de Projetos.  Isso deve-se ao fato de que um escopo mal definido, pode por em risco todo o sucesso de um projeto. Em segundo lugar, figura a área das Comunicações como sendo a mais importante com 25 votos (26%). Não basta ter um escopo bem definido, é preciso que os stakeholders tenham uma boa comunicação durante o decorrer do projeto. Saber o que comunicar, a quem, através de que meio é fundamental para garantir que as informações sobre o projeto cheguem as interessados de maneira adequada. Isso pode ser apoiado com a definição e uso da Matriz de Comunicação. Logo em seguida, a área de Integração aparece como a mais relevante obtendo 9 votos (9%) . À área de integração cabe a tarefa de articular as partes interessadas para que objetivos do projeto sejam atingidos. Mais atrás e não menos importantes, aparecem empatadas as áreas de Gerenciamento de Riscos e Gerenciamento da Qualidade com 8 votos cada (8%). Gerenciar os riscos do projetos, eliminando-os ou mitigando-os, é fundamental para evitar que o imponderável coloque em xeque o sucesso do projeto. Do mesmo modo, gerenciar a qualidade é garantir que o produto seja desenvolvido corretamente segundo suas especificações e dentro dos padrões exigidos pelo mercado, cada vez mais competitivo. Por fim, aparecem as áreas de Custos, Tempo e Aquisições com 6 (seis), 6 (seis) e 0 (zero) votos, respectivamente.

Matriz RACI: a matriz de responsabilidades

Quando pensamos em gerenciar recursos humanos alocados em um projeto, logo nos vem a mente os papéis e as responsabilidades a serem definidos. Esse é um passo fundamental para o desenvolvimento das mais diversas  atividades planejadas para o projeto.  Assim, a matriz RACI surge como uma importante ferramenta de apoio no gerenciamento dos recursos humanos e das comunicações. RACI é o acrônimo em inglês para: Responsible, Accountable, Consulted e Informed. É utilizada para “formalizar os papéis e responsabilidades durante um projeto, programa ou mesmo qualquer mudança organizacional. Este modelo é apresentado como melhor prática (best practice) no PMBOK© e pelo ITIL© v3” [1].

Nesta matriz são definidos os seguintes papéis:

  • Responsible – responsável pela execução da tarefa. Podem ser uma ou mais pessoas designadas a executarem a tarefa.
  • Accountable – prestador de contas. Haverá somente uma pessoa designada para esse papel.
  • Consulted – consultor da tarefa. São pessoas com maior “know how” sobre determinados assuntos, responsáveis por fornecerem informações úteis para a conclusão da tarefa. A comunicação com esse grupo será de duas vias.
  • Informed – pessoas informadas sobre o progresso e status da tarefa. A comunicação com esse grupo será de mão única.

Observe abaixo um exemplo de matriz RACI:

Figura 1 – Matriz RACI [2].

Com a adoção dessa matriz fica claro na organização quem é o responsável pelo processo e quem são os demais envolvidos.  A fim de evitar confusões, é recomendado ter apenas um papel atribuído a cada pessoa em cada atividade. Entretanto, muitas vezes o prestador de contas da atividade também pode ser o responsável pela sua execução.

Há somente uma regra para a criação da matriz RACI: cada atividade deve possuir apenas um prestador de contas. Mas, segundo [1], existem algumas boas práticas a serem seguidas:

• Tente limitar o número de pessoas executores em uma atividade para um – mais do que isso e provavelmente haverá a duplicação de trabalho. Caso tenha mais de uma pessoal executora, pense em dividir a atividade.
• No mínimo tenha uma pessoa responsável e uma pessoa executora atribuídas para cada linha da matriz.

Durante o processo de criação da matriz pode surgir a seguinte dúvida: se o Analista X faltar no dia da entrega da atividade 1, quem ira realizar atividade? Ou seja, o RACI é bonito no papel, porém na prática possui alguns gaps.

Mesmo a atividade apresentando mais de um responsável, não fica claro quem irá substituir o recurso ausente. Sendo assim, foi desenvolvido uma variante da matriz RACI que apresente o papel BACKUP, responsável por substituir algum recurso. Observe abaixo:

Figura 2 – Variação da Matriz RACI [1].

Desta maneira, todas as atividades possuem duas ou mais pessoas para executar a atividade na falta do executor oficial.

A matriz RACI, pode apresentar outras variações a depender das necessidades de controle. Segundo [3], a tabela abaixo apresenta alguns exemplos de códigos de responsabilidades que você poderá utilizar.

A Aprovação das entregas
C Criador, ou seja, o responsável pela criação da entrega. (Normalmente há somente uma pessoa responsável pela criação da entrega, entretanto poderá haver mais pessoas envolvidas. Neste caso as pessoas poderão ser representadas da seguinte forma:)C1 Responsável primárioC2 Responsável suplente
I Fornecer Informações
N

Notificar quando uma entrega for concluída

M

Gerenciar as entregas. Por exemplo: um bibliotecário, (ou a pessoa responsável pelo repositório de documentos)

“Matrizes RACI são fáceis de criar e poderosas para definir/esclarecer os papéis e responsabilidades de um projeto entre pessoas de diferentes partes da organização” [1]. Isso facilita a comunicação e o gerenciamento das expectativas dos stakeholders.

[1] KUMASAKA, Fernando. Matriz de RACI ou RACIB? Parada pro Café.  em <http://www.paradaprocafe.com.br/2010/10/28/matriz-de-raci-ou-racib/>. Acesso em 30 de Abril de 2012.

[2] ANGOTTI, Kleber. Matriz RACI. Disponível em <http://www.angotti.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=28:matriz-raci&catid=2:gp-informacoes&Itemid=2>. Acesso em 30 de Abril de 2012.

[3] Gerentes de Projetos. Matriz de responsabilidades (RACI). Disponível em <http://projetosbrasilce.blogspot.com.br/2009/11/matriz-de-responsabilidades-raci.html>. Acesso em 30 de Abril de 2012.


Revista Mundo Project Management – Ed. 41

DICA DO BLOG

DESTAQUES

Indicadores de Sucesso em Projetos

Neste artigo, pretende-se apresentar os pontos críticos que devem ser considerados para desenhar um sistema de indicadores de desempenho que leve em consideração tanto os indicadores direcionadores (leading indicators) quanto os indicadores de resultado (lagging indicators). Os sistemas de indicadores também devem considerar as singularidades de cada organização, portanto é crítico que sejam projetados com forte participação dos tomadores de decisão da organização, pois quando se importa modelos, abre-se mão de definir as dimensões e as prioridades internas.

PLM & ERP – Integração aumenta o valor agregado nos projetos

O PLM é uma abordagem na qual os processos são tão importantes quanto os dados. E está apoiada em dois pilares: gestão de ciclo de vida e colaboração. Busca controlar os crescentes fluxos de informações de naturezas distintas ligadas à produção industrial.O ERP e o PLM tem papéis ao mesmo tempo distintos e complementares na gestão de produtos. Enquanto o ERP planeja recursos, o PLM tem seu foco no produto, e a integração de ambos potencializa o sucesso nos projetos dessa natureza.

Produtividade e Valor Agregado – Como monitorar e controlar um projeto por homem-hora.

Neste trabalho, os autores se valem da análise de valor agregado (EVA) para interpretar a produtividade das atividades de campo e fazer projeções até o final do projeto em HH (homem/ora). A metodologia de usar mão de obra associada a valor agregado representa um importante e prático atalho para quem vê na implementação de EVA um trabalho difícil e pouco eficiente.


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