Arquivo da categoria: Recursos Humanos

Reuniões de Acompanhamento do Projeto

RAP

Provavelmente, você já deve ter se deparado com uma situação semelhante em um projeto do qual você fez parte da equipe. Esse problema pode ser evitado com a realização periódica de reuniões de acompanhamento do projeto. Tal evento é uma importante ferramenta para monitorar o progresso das tarefas, identificar potenciais problemas, propor soluções e planejar o trabalho até a próxima reunião. Preferencialmente, devem ser realizadas semanalmente, com duração aproximada de 30 minutos, e responder às seguintes questões: Leia o resto deste post

Desenvolvimento das Competências Pessoais: um diferencial competitivo

As competências pessoais são habilidades inerentes ao indivíduo e que refletem diretamente em suas relações sociais. Tais competências estão relacionadas às origens e desenvolvimento infantil do ser humano, ou seja, à sua formação psicossocial. Essa formação será responsável por direcionar os relacionamentos futuros do indivíduo, onde o caráter e a personalidade construídos irão dizer como e com quem ele irá se comunicar.

Um dos maiores problemas enfrentados no gerenciamento de projetos, seja ele de qualquer porte, é justamente a comunicação. Nesse sentido, é importante que o gerente de projetos desenvolva suas competências pessoais afim de se tornar uma figura equilibrada e agregadora, pois problemas de relacionamento certamente irão surgir no decorrer do projeto. É interessante que o GP aprimore sua comunicação, invista em capacitação para melhorar a negociação de contratos, a negociação de conflitos e em formação de times de alta performance. Isso provavelmente irá transformá-lo em uma figura diferente das demais no mercado de trabalho, pois a grande maioria investe no conhecimento de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos e esquecem de desenvolver suas habilidades interpessoais.

Sente alguma dificuldade em se relacionar com outros colegas em seu ambiente de trabalho? Está disposto a melhorar os relacionamentos interpessoais entre os membros do projeto? Necessita formar times que possuam alto desempenho e sejam auto gerenciáveis? Então recomendo ir em busca de cursos que lhe possibilite o desenvolvimento de competências pessoais. Entre nesse projeto com a Projectlab, um dos melhores centros de treinamento em gerenciamento de projetos do país, cursos presenciais no Rio de Janeiro e São Paulo. Oferecem em sua Loja Online, cursos online de altíssima qualidade em formato de elearning da  RMC Project Management, empresa da renomada Rita Mulcahy. Estude de onde e como quiser, você faz o seu horário!


Este post trata-se de um artigo patrocinado (publieditorial).

Pessoas: o elo entre a ideia e o sucesso

Transformar uma ideia em um projeto não é algo trivial. Exige um bom planejamento e PESSOAS que possam conduzir o plano traçado de maneira a atingir os objetivos propostos. E para tanto, um time qualificado e comprometido é fundamental. Sim, um time! Pois como diria Dom Quixote “Quando se sonha sozinho é apenas um sonho. Quando se sonha juntos é o começo da realidade.”   Leia o resto deste post

Os desafios do gerenciamento de equipes virtuais

Estatisticamente falando, um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de projetos é integrar equipes. Isso deve-se ao simples fato de equipes serem formadas por pessoas com diferentes personalidades, objetivos profissionais e formações culturais. Tais diferenças são, por muitas vezes, fatores geradores de conflitos que são diretamente responsáveis por desestabilizar o ambiente e destruir a harmonia entre a equipe. Mas afinal, o que é uma equipe integrada? Leia o resto deste post

Resultado da Enquete – Na sua opinião, qual é a área de conhecimento mais importante do Gerenciamento de Projetos?

Análise

Pelo resultado da enquete é possível observar que a maioria dos leitores desse blog que votaram (28% – 27 votos), acreditam ser o Escopo a área de conhecimento mais importante do Gerenciamento de Projetos.  Isso deve-se ao fato de que um escopo mal definido, pode por em risco todo o sucesso de um projeto. Em segundo lugar, figura a área das Comunicações como sendo a mais importante com 25 votos (26%). Não basta ter um escopo bem definido, é preciso que os stakeholders tenham uma boa comunicação durante o decorrer do projeto. Saber o que comunicar, a quem, através de que meio é fundamental para garantir que as informações sobre o projeto cheguem as interessados de maneira adequada. Isso pode ser apoiado com a definição e uso da Matriz de Comunicação. Logo em seguida, a área de Integração aparece como a mais relevante obtendo 9 votos (9%) . À área de integração cabe a tarefa de articular as partes interessadas para que objetivos do projeto sejam atingidos. Mais atrás e não menos importantes, aparecem empatadas as áreas de Gerenciamento de Riscos e Gerenciamento da Qualidade com 8 votos cada (8%). Gerenciar os riscos do projetos, eliminando-os ou mitigando-os, é fundamental para evitar que o imponderável coloque em xeque o sucesso do projeto. Do mesmo modo, gerenciar a qualidade é garantir que o produto seja desenvolvido corretamente segundo suas especificações e dentro dos padrões exigidos pelo mercado, cada vez mais competitivo. Por fim, aparecem as áreas de Custos, Tempo e Aquisições com 6 (seis), 6 (seis) e 0 (zero) votos, respectivamente.

Matriz RACI: a matriz de responsabilidades

Quando pensamos em gerenciar recursos humanos alocados em um projeto, logo nos vem a mente os papéis e as responsabilidades a serem definidos. Esse é um passo fundamental para o desenvolvimento das mais diversas  atividades planejadas para o projeto.  Assim, a matriz RACI surge como uma importante ferramenta de apoio no gerenciamento dos recursos humanos e das comunicações. RACI é o acrônimo em inglês para: Responsible, Accountable, Consulted e Informed. É utilizada para “formalizar os papéis e responsabilidades durante um projeto, programa ou mesmo qualquer mudança organizacional. Este modelo é apresentado como melhor prática (best practice) no PMBOK© e pelo ITIL© v3” [1].

Nesta matriz são definidos os seguintes papéis:

  • Responsible – responsável pela execução da tarefa. Podem ser uma ou mais pessoas designadas a executarem a tarefa.
  • Accountable – prestador de contas. Haverá somente uma pessoa designada para esse papel.
  • Consulted – consultor da tarefa. São pessoas com maior “know how” sobre determinados assuntos, responsáveis por fornecerem informações úteis para a conclusão da tarefa. A comunicação com esse grupo será de duas vias.
  • Informed – pessoas informadas sobre o progresso e status da tarefa. A comunicação com esse grupo será de mão única.

Observe abaixo um exemplo de matriz RACI:

Figura 1 – Matriz RACI [2].

Com a adoção dessa matriz fica claro na organização quem é o responsável pelo processo e quem são os demais envolvidos.  A fim de evitar confusões, é recomendado ter apenas um papel atribuído a cada pessoa em cada atividade. Entretanto, muitas vezes o prestador de contas da atividade também pode ser o responsável pela sua execução.

Há somente uma regra para a criação da matriz RACI: cada atividade deve possuir apenas um prestador de contas. Mas, segundo [1], existem algumas boas práticas a serem seguidas:

• Tente limitar o número de pessoas executores em uma atividade para um – mais do que isso e provavelmente haverá a duplicação de trabalho. Caso tenha mais de uma pessoal executora, pense em dividir a atividade.
• No mínimo tenha uma pessoa responsável e uma pessoa executora atribuídas para cada linha da matriz.

Durante o processo de criação da matriz pode surgir a seguinte dúvida: se o Analista X faltar no dia da entrega da atividade 1, quem ira realizar atividade? Ou seja, o RACI é bonito no papel, porém na prática possui alguns gaps.

Mesmo a atividade apresentando mais de um responsável, não fica claro quem irá substituir o recurso ausente. Sendo assim, foi desenvolvido uma variante da matriz RACI que apresente o papel BACKUP, responsável por substituir algum recurso. Observe abaixo:

Figura 2 – Variação da Matriz RACI [1].

Desta maneira, todas as atividades possuem duas ou mais pessoas para executar a atividade na falta do executor oficial.

A matriz RACI, pode apresentar outras variações a depender das necessidades de controle. Segundo [3], a tabela abaixo apresenta alguns exemplos de códigos de responsabilidades que você poderá utilizar.

A Aprovação das entregas
C Criador, ou seja, o responsável pela criação da entrega. (Normalmente há somente uma pessoa responsável pela criação da entrega, entretanto poderá haver mais pessoas envolvidas. Neste caso as pessoas poderão ser representadas da seguinte forma:)C1 Responsável primárioC2 Responsável suplente
I Fornecer Informações
N

Notificar quando uma entrega for concluída

M

Gerenciar as entregas. Por exemplo: um bibliotecário, (ou a pessoa responsável pelo repositório de documentos)

“Matrizes RACI são fáceis de criar e poderosas para definir/esclarecer os papéis e responsabilidades de um projeto entre pessoas de diferentes partes da organização” [1]. Isso facilita a comunicação e o gerenciamento das expectativas dos stakeholders.

[1] KUMASAKA, Fernando. Matriz de RACI ou RACIB? Parada pro Café.  em <http://www.paradaprocafe.com.br/2010/10/28/matriz-de-raci-ou-racib/>. Acesso em 30 de Abril de 2012.

[2] ANGOTTI, Kleber. Matriz RACI. Disponível em <http://www.angotti.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=28:matriz-raci&catid=2:gp-informacoes&Itemid=2>. Acesso em 30 de Abril de 2012.

[3] Gerentes de Projetos. Matriz de responsabilidades (RACI). Disponível em <http://projetosbrasilce.blogspot.com.br/2009/11/matriz-de-responsabilidades-raci.html>. Acesso em 30 de Abril de 2012.


Liderança é o tema do 10o. encontro do GE2PS – AGILIZE-SE! PARTICIPE!

Ética em Gerenciamento de Projetos

Muita gente acredita que Código de Ética e Conduta Profissional seja uma das disciplinas do PMBOK. Trata-se de uma visão equivocada da realidade. Não que o PMI menospreze sua importância, até porque conduta ética, legal e profissional, bem como as responsabilidades de um gerente de projetos  abrangem 29 das 200 questões do exame de certificação PMP (14,5%).

“Visto não ser fácil relacionar uma questão específica a um domínio específico, as questões de ética e responsabilidade profissional usualmente aparecem associadas a questões comuns a todos os domínios, como sensibilidade cultural, gerenciamento de conflitos de interesse, …, aconselhamento, etc…” Mauro Afonso Sotille, PMP

O fato observado acima serve para comprovar a presença da ética nas nove áreas do conhecimento definidas pelo PMI. Porém, para justificar essa onipresença vejamos alguns exemplos de disciplinas onde a ética se destaca de forma mais intensa. No gerenciamento dos recursos humanos, o GP deve trabalhar sua liderança de forma imparcial, honesta e criteriosa. Para isso, deve apoiar os integrantes no seu desenvolvimento profissional, fornecendo feedbacks constantes, realizando avaliações consistentes, de forma a permitir o crescimento da equipe. Além de incentivar e motivar o GP deve estar atento a duas regras básicas:

1. Elogios e críticas

  • Ao elogiar algum profissional, o faça na frente de outras pessoas, possibilitando ele se sentir valorizado e com sua auto-estima ampliada.

  • Não pratique assédio moral! Ao criticar, o faça de forma discreta, sem expor o profissional.

2. “Pontos Fortes” e “Pontos Fracos”

Nas reuniões de feedback, o termo “pontos fortes” deve ser utilizado, pois permite destacar do profissional aquilo que tem de bom, porém o termo “pontos fracos” não deve fazer parte do vocabulário dos gerentes. Uma alternativa é usar a expressão “pontos a desenvolver”! Quando abordamos os pontos fracos de alguém deixamos claro que se trata de algo deficitário, estabelecido e incorporado a essa pessoa. Entretanto, se dissermos que o ponto a desenvolver é a comunicação escrita (como no exemplo acima), isto transmitirá a ela uma verdade (que não é boa), mas a mensagem trará de forma implícita uma idéia de que é algo a melhorar, possível e provável, pois depende do esforço da própria pessoa. Assim, a mensagem transmitida desta maneira tem uma carga de positividade, de desafio e estímulo [SOUZA, 2010].

O gerenciamento de aquisições é outra disciplina bastante vulnerável aos aspectos da ética. O gerente de projetos por diversas vezes tem a responsabilidade de escolher ou recomendar fornecedores e/ou pessoas que venham a dar suporte para o desenvolvimento do projeto. Nesse momento o GP não deve beneficiar empresas ou pessoas levando em conta interesses pessoais. Ele tem que ser imparcial e decidir quais são as melhores opções baseando-se em uma análise de capacidade e qualidade de serviços prestados.

Analisando o exposto acima fica claro como a ética e produtividade são fatores que caminham lado a lado. Espero que você também tenha notado! Ora, se eu como gerente de projetos assumir minhas responsabilidades com respeito, justiça e honestidade para com meus liderados obtenho em troca respeito e confiança. Por conseguinte, os stakeholders irão se inspirar por meio dos meus bons exemplos e ajudar a disseminar essa cultura organizacional da ética. O que certamente trará bons resultados com ganhos em produtividade e melhoria do ambiente de trabalho! Por isso, tenha sempre em mente que o Código de Ética e Conduta Profissional é requisito para o exercício pleno da profissão de gerente de projetos.

SOUZA, Washington. A ética e o gerenciamento de projetos. Blog CMMI. 2010.
DINSMORE, Paul C.; CAVALIERE, Adriane. Como se tornar um profissional em gerencimento de projetos. Qualitymark, 3ª ed. 2009.

Teste: Você sabe liderar?

“A liderança é algo que se conquista de modo imperceptível. Se você tiver que lembrar às pessoas que é um líder, então você não é!”

Durante a leitura da edição número 27 da revista Gestão & Negócios, realizei um teste sobre liderança. Em seguida, contabilizei minha pontuação e avaliei meu resultado final. Achei o teste bem interessante e decidi compartilhar com vocês leitores do blog.

É importante frisar que os atuais gerentes de projetos devem ter conhecimento sobre as qualidades que um bom líder possui, pois isso fará com que eles apresentem um diferencial competitivo no mercado. Porém ,isso é uma discussão mais profunda e para um outro post.

Gostaria de deixar claro que, segundo minha avaliação, o teste se propõe a mostrar não se você virá a ser um bom líder e sim se você tem conhecimento sobre pontos fundamentais no campo da liderança.

Satisfação no trabalho: a maior arma de um líder

lider1Pare e reflita: como um líder, como eu faria para atingir os objetivos da organização da qual faço parte? Qual seria a melhor estratégia? Como manter clientes e investidores leais e satisfeitos? A resposta é simples. Garantindo a satisfação no trabalho dos meus colaboradores. Sem isso, torna-se praticamente impossível concluir com sucesso o planejamento de escopo, prazos e custos para o portfólio de projetos de uma organização. A figura ao lado demonstra a perfeita relação entre um líder e seus colaboradores. O líder conduz a organização à atingir os objetivos traçados, mas são os colaboradores quem “carregam o piano”.

O papel do líder e seu estilo de liderança são fundamentais para desenvolver a satisfação dos funcionários no trabalho.  Contribuem para a motivação da equipe, o comprometimento dos funcionários, a confiança na empresa, a segurança e o sentimento de valorização do funcionário conquistado através de feedback , respeito e credibilidade (CARVALHO, FERNANDES, OLIVEIRA, ZAMBERLAN, 2006). As melhores empresas podem converter a satisfação e a lealdade dos funcionários, de um lado, em satisfação e lealdade dos investidores, de outro (WAGNER III E HOLLENBECK ,2003). O líder pode, indiretamente, atrair investimentos e recursos  que permitem à organização sobreviver. Assim, podemos notar que o líder possui papel fundamental para o sucesso ou fracasso de uma organização.

Mas afinal, o que é a satisfação no trabalho? Segundo (SPECTOR, 2003) Satisfação no  Trabalho “é uma variável de atitude que reflete como uma pessoa se sente com relação ao trabalho de forma geral e em seus vários aspectos”. Ou seja, é o quanto um colaborador gosta do seu trabalho, de desempenhar suas atividades, de conviver naquele ambiente quase que diariamente. Estudos comprovam que essa satisfação está diretamente ligada à produtividade e longevidade do funcionário na empresa. São fatores diretamente proporcionais (um acompanha o crescimento do outro).

Nesse ponto surge outra dúvida? Mas como um líder irá garantir ou, ao menos, buscar a satisfação no trabalho dos seus colaboradores? Através de uma avaliação perguntado diretamente aos funcionários como eles se sentem em relação ao seu trabalho, quais são suas aspirações profissionais, em que pontos a organização está pecando em relação ao lado humano da gestão. Bons líderes são aqueles que buscam criar as melhores condições possíveis para tornar os ambientes organizacionais mais produtivos a partir da busca da satisfação dos colaboradores. Um lugar onde eles possam desenvolver suas capacidades e lapidar seus potenciais. A figura abaixo demonstra o papel de um bom líder.

Fig. 1 – Líder em busca da satisfação dos colaboradores no trabalho.

É muito importante que as lideranças de uma empresa sejam conscientes de seu papel perante a motivação de seus subordinados (CARVALHO, FERNANDES, OLIVEIRA, ZAMBERLAN, 2006). As organizações que possuem bons líderes possuem um diferencial competitivo num mercado cada vez mais acirrado e voraz. Assim, as empresas estão buscando constantemente preparar lideranças para agirem como agentes que promovem a motivação. Pois , o objetivo final de toda e qualquer organização com fins lucrativos é aumentar o ROI (Return of Investiment). E para isso é preciso dar bastante atenção ao lado humano dessa engrenagem. Sem ele nada é possível!

1-CARVALHO, Alexandre B.; FERNANDES, Jean; OLIVEIRA, Lucas T.; ZAMBERLAN, Carlos O. Satisfação no trabalho. Jornada de Pesquisa. Ulbra Santa Maria. 2006)
2-WAGNER III, John A., HOLLENBECK, John R. Comportamento Organizacional:Criando Vantagem Competitiva, Editora Saraiva, 2003.
3-SPECTOR, Paul E. Psicologia nas Organizações, Editora Saraiva, 2003.
%d blogueiros gostam disto: