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Como construir um Product Backlog efetivo

Para entender como construir um efetivo backlog do produto, primeiro é preciso entender os conceitos que permeiam esse tema. Product Backlog é uma lista de necessidades que o cliente possui, descritas com sua própria linguagem, e que precisam ser atendidas pelo produto que será entregue ao final do projeto. Já a efetividade está relacionada a algo que tem efeito real. Unindo os conceitos, temos uma lista de necessidades que ao serem supridas, causam efeito real sobre o indivíduo.

É necessário, em primeiro lugar, entender que o Product Backlog é algo que deve ser construído de forma incremental, ou seja, no início do desenvolvimento teremos apenas uma visão macro que será detalhada à medida que se aprende mais sobre o produto e seus usuários. Deve ser formado por histórias de usuário que, segundo Mike Cohn, são pequenas e simples descrições de funcionalidades sob a perspectiva da pessoa que deseja as novas capacidades, usualmente um usuário ou um cliente do produto.

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Traduzir as necessidades do cliente, através do Backlog do Produto, em uma linguagem não técnica, compreensível por todas as pessoas envolvidas no projeto é um dos papéis do Product Owner. Para isso, uma boa prática é registrá-lo com as seguintes informações: ID (único), Nome (representativo), História de Usuário, Prioridade, Complexidade/Esforço (série de Fibonacci) e Observações. Dessa forma, teremos um backlog de produto detalhado, compreensível e alcançável para que o time possa produzi-lo e satisfazer às necessidades do cliente.

Deseja tornar seus backlogs de produto mais efetivos e alcançáveis? Uma boa oportunidade é participar do curso Fundamentos em Métodos Ágeis da Projectlab. O curso foi desenvolvido para ajudar você a entender e a praticar os principais conceitos sobre o gerenciamento ágil de projetos.

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Retrospectivas Eficazes

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Entende-se por retrospectiva o relato de uma série de acontecimentos decorridos durante certo período de tempo. Segundo o Scrum Guide, “a retrospectiva do Sprint é uma oportunidade para a Equipe do Scrum inspecionar-se e criar um plano de melhorias que deve se valer durante o próximo Sprint”. Em outras palavras, ao final de cada Sprint o time realiza uma reunião com o objetivo de avaliar o que deu certo e deve continuar sendo aplicado, assim como, o que ocorreu de errado e o que pode ser feito para reduzir os erros e melhorar o desempenho nas próximas Sprints.

É importante, no início da reunião, contextualizar os participantes deixando claro qual é o objetivo da mesma, ou seja, direcionar esforços para o que deve estar em foco. Esse papel pode ser realizado pelo Scrum Master, ou qualquer membro da equipe, visto que ela é auto gerenciável. Em seguida, pode  ser realizada uma análise de SWOT onde a equipe  identifica, individualmente e imparcialmente, seus pontos fortes e fracos, além de oportunidades e ameaças, registrando comentários a respeito. Ao final, os participantes  discutem seus registros e a equipe sintetiza o que foi reportado. Dessa forma, criam-se lições aprendidas que servirão para melhorar o desenvolvimento das Sprints seguintes. Esse é um processo incremental que busca a melhoria contínua.

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Finalizada a síntese, o time  decide o que será priorizado na próxima iteração. Pode ser utilizada a técnica que a equipe desejar, desde que esta seja baseada em critérios claros e objetivos sobre o que realmente gera valor para o cliente. Isso evita a ocorrência do cenário em que “quando tudo é prioridade, nada é prioridade”. Ao final, deve ser discutido como o backlog da próxima Sprint deverá ser realizado.

Está em busca de tornar suas retrospectivas de Sprints mais eficazes? Uma boa oportunidade é participar do curso Preparatório para Certificação PMI-ACP da Projectlab. Com a metodologia e o material didático mais completo do mercado, desenvolvido pela RMC, empresa da renomada Rita Mulcahy, o curso foi desenvolvido para ajudar você a se preparar para o exame, e obter o máximo de entendimento sobre o gerenciamento ágil de projetos.

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O crescimento das metodologias ágeis nas organizações

No mundo globalizado, as organizações, dos mais diversos setores de atuação, vem adotando o uso das metodologias ágeis em seus processos de negócio. Pesquisas recentes (VersionOne, 2014) apontam que 94% das organizações pesquisadas praticam ágil. Os dados anuais apontam um crescimento dessas práticas nas organizações, o que demonstra uma tendência de crescimento que pode se expandir.

Essa tendência não é exclusividade no setor privado. Órgãos governamentais como o Supremo Tribunal Federal (STF), o Tribunal Superior do Trabalho (TST), o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (IPHAN) e o Banco Central do Brasil (BACEN) estão contratando empresas que desenvolvam produtos apoiando-se em conceitos e técnicas ágeis, e assim entreguem valor mais rapidamente ao cliente.

Tudo isso pode ser justificado através de resultados obtidos em uma pesquisa periódica realizada pela empresa Standish Group, que aponta em seu relatório, CHAOS Manifesto, mais vantagens na utilização do ágil do que projetos apoiados em metodologias tradicionais (PMBOK, PRINCE 2, MPS-BR, etc). Os dados podem ser vistos logo abaixo, onde fica claro o maior índice de sucesso dos projetos que utilizaram metodologias ágeis.

 

Mudanças rápidas são comuns no mercado globalizado, pois a economia pode sofrer repentinamente uma nova tomada de rumo. Como o desenvolvimento ágil se adapta mais facilmente às mudanças do que os métodos tradicionais (cascata), ele ganha força e maior penetração nas empresas. Suas entregas são feitas de forma iterativa e incremental. Dessa forma, as validações são frequentes e detecção de problemas pode ser feita com mais antecipação, reduzindo as perdas de custo e tempo.

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Aplicando Lean para aumentar a agilidade

Lean é uma palavra da língua inglesa utilizada para designar algo “esguio” ou ainda improdutivo. Em linhas de montagem manufaturadas, trata-se de um método de organizar os negócios com o objetivo de eliminar ou reduzir fortemente as perdas nos processos. As perdas, por sua vez, são vistas como tudo aquilo que não agrega valor ao negócio. Dessa forma, o Lean procura dedicar esforços exclusivamente em atividades produtivas que gerem valor a todos os envolvidos no processo.

Esse conceito foi desenvolvido pela Toyota, em seu sistema de produção, que visava eliminar o desperdício de recursos, minimizando as perdas e maximizando os resultados de toda a cadeia. Alguns exemplos podem ilustrar facilmente as perdas pelas quais as empresas passam diariamente: contratos empilhados aguardando revisão e assinatura, produtos “presos” nos postos da polícia federal aguardando liberação de saída, estoque armazenado em grandes galpões e sem destino definido, dificuldade em localizar uma informação nos ativos da empresa, etc.

É importante ressaltar que existem alguns cuidados que devem ser tomados durante o processo de transformação da organização em Lean, a saber:

  • Não deve ser utilizada apenas no sistema de produção manufaturado, e sim em toda a organização e ao longo de sua cadeia de suprimento;
  • Sua aplicação deve estar ligada às necessidades de negócio da empresa, associando os ganhos da técnica à estratégia empresarial;
  • A mudança cultural se faz necessária visto que não basta implementar novas regras. É preciso mudar a forma de pensar da equipe e quebrar o paradigma atual da cadeia produtiva;

Não basta estudar os processos da organização em busca das perdas, é preciso participar diariamente deles, acompanhar seus fluxos e identificar os desperdícios. Alguns processos aparentemente são perfeitos no papel, porém a execução real pode apresentar falhas que não foram inicialmente previstas. Dessa forma, é preciso viver o dia-a-dia das equipes para que as avaliações dos processos sejam as mais acuradas possíveis.

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Kanban: o que é e para que serve?

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Proveniente do vocabulário japonês, “Kanban” significa registro ou rosto visível. Isso justifica o fato dessa palavra ter sido utilizada para representar uma ferramenta visual e colaborativa bastante útil para empresas que pretendem melhorar a sua performance. Apesar de ter nascido com o objetivo de aprimorar uma linha de produção de fábrica, Kanban também pode ser utilizado como gerenciador de tarefas e essa é uma das suas principais funções nos dias atuais.

Criado e inicialmente utilizado pela Toyota em sua linha de montagem, o Kanban baseia-se em um quadro seccionado em colunas verticais onde são afixados post-its coloridos, o modelo permite a organização de atividades de uma ou mais equipes. As colunas representam o estado de cada tarefa por onde os post-its vão transitar e podem ser nomeadas como “início”, “em andamento” e “finalizado”. Dessa forma, o modelo pode ser adaptado e aplicado em diversas áreas de conhecimento como desenvolvimento de software, construção civil, indústria farmacêutica, etc.

Devido à sua simplicidade e objetividade, o Kanban pode funcionar como um modelo de prática ágil. Porém, ao contrário do Scrum, o Kanban tem como prática limitar a quantidade de tarefas em cada coluna. Isso contribui para o fortalecimento do time, pois quando o limite de uma coluna tiver sido alcançado, será necessário que todos os membros paralisem as demais atividades e auxiliem em conjunto na conclusão das tarefas não iniciadas ou finalizadas. Essas atividades podem ser executadas a partir de prioridades definidas por uma numeração ou cor do post-its.

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Jogando as cartas na mesa com o Planning Poker

 
Estimar o tamanho de um software não é uma tarefa trivial. Requer esforços de tempo e custos que usualmente os investidores não estão dispostos a pagar. Sendo assim, surge a necessidade de utilizar uma técnica que agilize o processo, mas não reduza sensivelmente a qualidade das estimativas.

O Planning Poker, definida por James Grenning em 2002, é uma técnica de estimativa de tamanho voltada para as metodologias ágeis de desenvolvimento de software. Consiste em realizar estimativas através de um jogo de cartas, no qual os membros do time (analistas, programadores, testadores, etc), baseados em fatores como tempo e esforço, interagem de forma colaborativa e expõe sua visão de complexidade afim de pontuar um cartão que representa determinada estória do usuário. Por fim, analisam as diferentes visões e buscam chegar a um denominador comum na equipe por meio do consenso geral.

A técnica consiste no seguinte: os participantes do jogo deverão realizar, em conjunto, rodadas de pontuação afim de obter a estimativa de um cartão que possui uma estória de usuário. Eles dispõem de um baralho com 13 cartas numeradas sequencialmente de acordo com a série de Fibonacci, ou seja, 0, ½, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 e 100. Existe ainda uma carta com o símbolo de interrogação que configura a não aptidão do jogador em estimar e outra carta com o símbolo de uma xícara de café que sugere uma pausa para discussões e avaliações preliminares sobre a estória em questão. O Scrum Master será responsável por mediar as diferentes visões, enquanto que, o Product Owner deverá esclarecer o que deverá ser produzido pelo time.

Ficou curioso sobre a técnica de estimativa Planning Poker e deseja se aprofundar mais no universo da agilidade? O curso Fundamentos em Métodos Ágeis da Projectlab poderá te proporcionar o conhecimento que deseja. Inscreva-se aqui.

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Os benefícios das histórias de usuários

Segundo Mike Cohn, história de usuário é uma pequena e simples descrição de uma funcionalidade dita da perspectiva da pessoa que deseja a nova capacidade, usualmente um usuário ou um cliente do sistema. Em outras palavras, o Backlog do Produto deve conter as necessidades dos usuários ou dos clientes, enão as funcionalidades do sistema. Para compreender melhor essa ideia, é preciso analisar atentamente as nuances que permeiam esse conceito.

“Eu como gerente de PMO, desejo visualizar uma lista completa do portfólio de projetos da organização para poder classificá-los e priorizá-los de acordo com o planejamento estratégico”.

É possível observar algumas vantagens no uso do template de história de usuário: “Como um <ator>, eu gostaria de <ação>, para <objetivo>”. O primeiro benefício está relacionado ao que chamamos de magia dos pronomes, pois algo especial ocorre quando as exigências são colocadas na primeira pessoa. As partes envolvidas passam a se identificar mais de perto com as histórias. A segunda vantagem é fornecer uma estrutura a serviço do Product Owner, pois a estrutura do template ajuda o PO a priorizar as histórias dos usuários. Dessa forma, ele consegue visualizar mais facilmente o que o recurso é, quem se beneficia a partir dele, e qual o valor dele.

Algumas pessoas alegam que esse modelo acaba suprimindo o conteúdo da informação devido ao uso de tantos clichês. Se você concorda com isso, é possível organizar as histórias através de uma tabela com os campos “Como”, “eu gostaria” e “para”. Isso facilita o modo de leitura e compreensão das necessidades.

Caso deseje aprofundar seus conhecimentos em histórias de usuários, participe das Oficinas de Inverno promovidas pela Projectlab, pois apresentam uma visão conceitual e prática de como especificar os requisitos através de histórias de usuários, por que utilizar este formato, como identificar, documentar, priorizar e selecionar as histórias que entrarão na composição do produto a ser produzido.

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Certificação EXIN-ASF: o mix da agilidade

“Pedro, necessito das peças de montagem em até 2 dias. Alexia, já solicitei a João via sistema de estoque. Ele que se vire!”  Esse é um diálogo atual e bastante comum nas organizações que buscam celeridade nas entregas de projetos, os quais materializam o planejamento estratégico da empresa. Para solucionar o conflito apresentado no cenário acima, os métodos ágeis aproximam as pessoas dando atenção especial às interações entre elas e, por conseguinte, possibilitando a criação de um ambiente colaborativo que forneça respostas rápidas às constantes mudanças que se fazem necessárias.

Um dos métodos ágeis mais conhecidos no mercado é o Scrum. Baseado em planos de iterações chamados de Sprints, ele provê mais agilidade na entrega do produto e, dessa forma, fornece valor mais rápido para o cliente. Suas reuniões diárias, curtas e objetivas, permitem ao time responder rapidamente à quaisquer mudanças que se façam necessárias, estando assim, constantemente alinhados às expectativas do cliente e evitando prejuízos no cronograma e nos custos planejados. As demais reuniões de revisão e retrospectiva, permitem ao time analisar o que deu certo ou errado durante a execução dos trabalhos e como se antever a possíveis problemas que atrasem as entregas e gerem insatisfação por parte do cliente.

Visando atender à demanda do mercado por profissionais alinhados aos conceitos e práticas ágeis, o instituto EXIN criou a certificação ASF (Agile Scrum Foundation). Apesar da nomenclatura, essa certificação atesta também que seus detentores possuem conhecimentos básicos em outras metodologias ágeis como XP, Kanban, DSDM, Crystal, FDD e TDD, porém o foco maior é o Scrum.

Você pode se inscrever para realizar o exame EXIN ASF online, diretamente no site da Exin, mas é recomendável que você faça o curso Preparatório ASF – Agile Scrum Foundation 8h, da Projectlab, que contempla todos os tópicos que são abordados na prova:

  • Conceitos de Agile (Kanban, XP, Crystal, DSDM, TDD e FDD) e Scrum;
  • Práticas Scrum;
  • Planejamento Scrum;
  • Monitoramento de projetos com Scrum;
  • Conceitos avançados de Scrum.

Essa característica fornece uma vantagem competitiva, pois permite ao profissional aplicar a técnica mais adequada ao cenário em que ele se encontra ou ainda uma combinação de técnicas.

Se você tiver mais alguma dúvida sobre a certificação, baixe o White Paper “Guia Rápido das Certificações Ágeis do Mercado”

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Métodos Ágeis promovem o desenvolvimento sustentável

Um dos princípios por detrás do Manifesto Ágil é focado no desenvolvimento sustentável, no qual afirma que patrocinadores, desenvolvedores e usuários deveriam ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente. Sustentabilidade e produtividade devem caminhar paralelamente em um ritmo constante, pois se houver um desequilíbrio entre elas, a harmonia será perdida e a essência da agilidade será deixada de lado.

É importante ressaltar que produzir muito não significa ser ágil, pois produzir demais pode causar desperdícios! Segundo Cecilia Fernandes “não vale a pena focar em produzir mais software se o levantamento do que é mais necessário não acompanhar o ritmo”. Paralelamente, não podemos considerar hora-extra como sinal de comprometimento do time. Na verdade, esse fato indica que o planejamento não foi adequado, o que irá gerar desgaste do time e, consequentemente, perda de produtividade e menor qualidade no produto gerado.

Os Processos Ágeis focalizam seus esforços na promoção de um ritmo constante e sustentável, o qual seja apoiado por toda a equipe que está trabalhando no desenvolvimento do produto, incluindo usuários e patrocinadores. Pessoas conseguem trabalhar com qualidade usando seu intelecto por 5-6 horas por dia [Ambler 2012]. As demais horas do dia de trabalho devem ser utilizadas em tarefas como envio de e-mails, discussões sobre a qualidade do trabalho, coffee break, etc. Em outras palavras, 15% a 25% do dia de trabalho deve ser dedicado a atividades não diretamente relacionadas ao que deve ser produzido. Essa prática potencializa os resultados positivos esperados no desenvolvimento de produtos, serviços ou resultados.

Você busca em seus projetos alcançar a sustentabilidade para a rápida entrega de valor? Então é um forte candidato para a aplicação de práticas ágeis. Sendo assim, recomendo o curso Fundamentos em Métodos Ágeis da Projectlab, no qual você irá aprender novas técnicas e abordagens em um ambiente lúdico que estimula a absorção do conhecimento.

Assista o Webinar Gratuito: O que o GP precisa saber sobre Práticas Ágeis

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O mercado de trabalho para Gerente de Projetos em tempos de crise

A crise financeira internacional desencadeou uma série de aspectos negativos em diversos setores da economia mundial desde 2008. Em 2015, vivemos a atual crise do petróleo, a crise na Petrobráss e a alta da inflação. Indo na contramão dos fatos, o segmento de gerenciamento de projetos reagiu de forma positiva a esse acontecimento. Alguns fatores ligados às características do profissional dessa área podem explicar essa situação contraditória: capacidade de gerenciar riscos, otimizar o uso de recursos humanos e financeiros, bem como gerenciar as expectativas dos stakeholders, traduzem a confiança do mercado nesse perfil de profissional, mesmo em épocas de crise econômica global.

Outro ponto importante que pesa em favor do gerente de projetos é por ele conseguir aplicar seus conhecimentos nos mais diversos nichos de mercado: indústria, aviação, engenharia, meio ambiente, educação, etc. Isso justifica o aumento pela demanda e consequente valorização da carreira. Márcio Tibo, presidente do PMI-MG, destaca: “Os indicadores do PMI mostram que a aceitação das melhores práticas de GP ganha mais espaço nas agendas das empresas. Esse fato decorre do reconhecimento da importância do gerenciamento de projetos para a transformação das estratégias empresariais em resultados”.

Aliado a este fato, temos a Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) como uma constante em expansão. Este, por sua vez, possui relevante importância na disseminação das melhores práticas em gerenciamento de projetos dentro da organização, fortalecendo assim, a profissão do gerente de projetos frente a crise globalizada.

Além disso, a certificação PMP, a mais importante da área é vista não mais como um diferencial, e sim, como um pré-requisito para as melhores vagas no setor.

A opção ideal para quem deseja ampliar sua visibilidade no mercado de trabalho é buscar a capacitação. Recomendo os cursos: Gerenciamento de Projetos – Teoria e Prática para aprofundamento dos conhecimentos do PMBOK, e o  Preparatório PMP com a metodologia da renomada Rita Mulcahy, ambos da Projectlab.

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