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Kanban: o que é e para que serve?

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Proveniente do vocabulário japonês, “Kanban” significa registro ou rosto visível. Isso justifica o fato dessa palavra ter sido utilizada para representar uma ferramenta visual e colaborativa bastante útil para empresas que pretendem melhorar a sua performance. Apesar de ter nascido com o objetivo de aprimorar uma linha de produção de fábrica, Kanban também pode ser utilizado como gerenciador de tarefas e essa é uma das suas principais funções nos dias atuais.

Criado e inicialmente utilizado pela Toyota em sua linha de montagem, o Kanban baseia-se em um quadro seccionado em colunas verticais onde são afixados post-its coloridos, o modelo permite a organização de atividades de uma ou mais equipes. As colunas representam o estado de cada tarefa por onde os post-its vão transitar e podem ser nomeadas como “início”, “em andamento” e “finalizado”. Dessa forma, o modelo pode ser adaptado e aplicado em diversas áreas de conhecimento como desenvolvimento de software, construção civil, indústria farmacêutica, etc.

Devido à sua simplicidade e objetividade, o Kanban pode funcionar como um modelo de prática ágil. Porém, ao contrário do Scrum, o Kanban tem como prática limitar a quantidade de tarefas em cada coluna. Isso contribui para o fortalecimento do time, pois quando o limite de uma coluna tiver sido alcançado, será necessário que todos os membros paralisem as demais atividades e auxiliem em conjunto na conclusão das tarefas não iniciadas ou finalizadas. Essas atividades podem ser executadas a partir de prioridades definidas por uma numeração ou cor do post-its.

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Métodos Ágeis promovem o desenvolvimento sustentável

Um dos princípios por detrás do Manifesto Ágil é focado no desenvolvimento sustentável, no qual afirma que patrocinadores, desenvolvedores e usuários deveriam ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente. Sustentabilidade e produtividade devem caminhar paralelamente em um ritmo constante, pois se houver um desequilíbrio entre elas, a harmonia será perdida e a essência da agilidade será deixada de lado.

É importante ressaltar que produzir muito não significa ser ágil, pois produzir demais pode causar desperdícios! Segundo Cecilia Fernandes “não vale a pena focar em produzir mais software se o levantamento do que é mais necessário não acompanhar o ritmo”. Paralelamente, não podemos considerar hora-extra como sinal de comprometimento do time. Na verdade, esse fato indica que o planejamento não foi adequado, o que irá gerar desgaste do time e, consequentemente, perda de produtividade e menor qualidade no produto gerado.

Os Processos Ágeis focalizam seus esforços na promoção de um ritmo constante e sustentável, o qual seja apoiado por toda a equipe que está trabalhando no desenvolvimento do produto, incluindo usuários e patrocinadores. Pessoas conseguem trabalhar com qualidade usando seu intelecto por 5-6 horas por dia [Ambler 2012]. As demais horas do dia de trabalho devem ser utilizadas em tarefas como envio de e-mails, discussões sobre a qualidade do trabalho, coffee break, etc. Em outras palavras, 15% a 25% do dia de trabalho deve ser dedicado a atividades não diretamente relacionadas ao que deve ser produzido. Essa prática potencializa os resultados positivos esperados no desenvolvimento de produtos, serviços ou resultados.

Você busca em seus projetos alcançar a sustentabilidade para a rápida entrega de valor? Então é um forte candidato para a aplicação de práticas ágeis. Sendo assim, recomendo o curso Fundamentos em Métodos Ágeis da Projectlab, no qual você irá aprender novas técnicas e abordagens em um ambiente lúdico que estimula a absorção do conhecimento.

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Breve panorama sobre os Métodos Ágeis – XP, Scrum e o Manifesto

O conceito de agilidade está intimamente ligado à pratica de entrega rápida de valor ao cliente. Dessa forma, as metodologias ágeis possuem um enfoque voltado à colaboração com o cliente do que propriamente com a negociação rígida de contratos. Para tornar isso possível, a visão passa a ser a de priorização de ter software executável (produto construído) em detrimento à uma documentação abrangente. Ainda nesse cenário, os agilistas afirmam que devemos dar mais atenção aos indivíduos e suas interações do que aos processos e ferramentas que envolvem a construção do produto. Afirmam ainda que devemos reagir rapidamente às mudanças que se fizerem necessárias do que seguir um plano do início ao fim. Esses são os princípios do Manifesto Ágil, lançado em 2004 pela Aliança Ágil.

Aliados a esses princípios, existem algumas técnicas que são frequentemente utilizadas buscando favorecer a rápida entrega de valor ao cliente, a saber: programação em pares, refatoração, metáforas e integração contínua, no caso da Extreme Programming. Já o Scrum promove eventos, como as reuniões diárias e a reunião de retrospectiva, que aumentam significativamente a interação e comunicação entre os stakeholders do projeto. Existem ainda outros benefícios: pequenas iterações, equipes auto gerenciáveis e disseminação de princípios como compromisso, responsabilidade e respeito.

Contudo, como diria o dito popular, “nem tudo são flores”. Alguns pontos fracos necessitam ser pensados e trabalhados de maneira a maximizar os ganhos com o uso dessas metodologias. Elas carecem de uma análise de riscos, sem torná-las pesadas. Outro desafio é aprender a utilizar essas metodologias ágeis em grandes empresas e equipes, visto que usualmente são baseadas em equipes pequenas.

Caso deseje aprender mais sobre Métodos Ágeis, recomendo o novo curso recentemente lançado pela Projectlab. Você irá aprender novas técnicas e abordagens em um ambiente lúdico que estimula a absorção do conhecimento. Confira!

 

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Dificuldades na implantação de Métodos Ágeis

Muito se fala sobre a implantação de Métodos Ágeis em ambientes corporativos com o objetivo de agilizar e simplificar processos existentes no ambiente organizacional de trabalho. Porém, antes de implantar é necessário refletir sobre alguns problemas que certamente serão enfrentados durante esse processo. As metodologias tradicionais estão focadas em seguir o plano inicial, construir uma documentação detalhada, dar mais valor à ferramentas e processos, bem como à negociação de contratos. Por outro lado, os métodos ágeis buscam a adaptação rápida a mudanças, colaboração com o cliente, além de dar mais valor a indivíduos e interações, bem como ao progresso do produto ou serviço sendo desenvolvido.

Diante desse cenário conflituoso, os métodos ágeis enfrentam diversas barreiras para penetrar em ambientes culturalmente tradicionalistas. Talvez seja esse o maior desafio, a mudança cultural! “Você não pode mudar a cultura organizacional sem saber aonde a sua empresa quer chegar, ou ainda, que elementos da atual cultura precisam mudar” [1]. Em outras palavras, é preciso conhecer bem o ambiente que deverá sofrer mudanças e saber claramente quais são os objetivos dessa transformação cultural. A mudança exige desaprender valores, premissas e comportamentos antigos antes que se possa aprender os novos. Os elementos mais importantes dessa mudança cultural são: apoio executivo e treinamento. Eis aqui outro grande problema enfrentado pelos métodos ágeis durante sua implantação. É difícil obter o apoio das altas instâncias da organização, porém é fundamental. Os executivos devem liderar a transformação pela mudança de seus próprios comportamentos e assim inspirar os demais colaboradores.

O gerenciamento de equipes, tema de grande estudo nos dias de hoje, também é visto como outra imensa barreira. É o trabalho mais árduo e complexo de se realizar nesse processo. É de conhecimento geral que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse cenário, deve figurar o papel do líder agregador e conciliador que motiva e inspira seus liderados a formar equipes homogêneas e com um objetivo comum bem definido.

” Grandes líderes mudam de estilo para levantar a auto-estima de suas equipes. Se as pessoas acreditam nelas mesmas, é impressionante o que elas conseguem realizar.” ( Sam Walton ) 

Interagir com outros departamentos da organização é outra tarefa complicada. Por isso, a mudança cultural da organização apoiada pela alta cúpula da é fundamental. Criar uma linguagem e atitudes comuns que sejam compreendidas por todos facilita as interações entre indivíduos de naturezas diferentes. Isso ajuda a criar um clima de harmonia e cooperação em prol de um objetivo comum traçado no planejamento estratégico da empresa.

Outro ponto fundamental é a interação com clientes, pois são eles quem mantém a empresa viva! “Não é a empresa que define o mercado. É o cliente.” (Peter Drucker). Os clientes devem participar ativamente do processo de construção de produtos, serviços ou resultados, fornecendo feedback constante. Assim como no relacionamento com os funcionários internos, a relação deve ser de cooperação no sentido de produzir os resultados desejados. Evitar conflitos e buscar soluções conjuntas são pontos relevantes dessa relação.

É válido ressaltar que esses são os PRINCIPAIS, não únicos, problemas enfrentados pelos métodos ágeis durante sua implantação. Sendo assim, cabe àqueles que pretendem aplicar esses métodos em seu ambiente de trabalho estar preparados para as diversas situações conflituosas que irão surgir durante esse processo transitório e ser persistente e determinado. Pois, como diria  Roberto Shinyashik:

“Quem quer fazer alguma coisa, encontra um meio. Quem não quer fazer nada,  encontra uma desculpa.”

[1] Alliance Coaching. Como mudar sua cultura organizacional. Acesso em 17 de Outubro de 2011. Disponível em http://bit.ly/oyMDkP