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A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 3

No post anterior, vimos que o processo de identificar as partes interessadas é passo inicial para elaborar o Plano de Comunicações. Identificando necessidades, expectativas, focos e graus de interesse, importância e influência no projeto estaríamos mapeando o universo que envolve o stakeholders e assim nos antecipando a possíveis problemas que possam vir a causar ruídos e distúrbios que atrapalhem a boa comunicação e fluidez do andamento do projeto. O passo agora é Planejar as Comunicações. Leia o resto deste post

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A arte de elaborar um Plano de Gerenciamento da Comunicação – Parte 2

No post anterior vimos como uma comunicação mal planejada ou executada é fator decisivo nos resultados de projetos. Vimos também como não saber escutar a todos os membros da equipe pode por abaixo todo o esforço empreendido no planejamento de um projeto. Assim urge a necessidade de planejar a comunicação de forma adequada. O primeiro passo para isso veremos a seguir. Leia o resto deste post

Ferramenta de apoio à comunicação em projetos: A Matriz de Comunicação

Participando de diversos projetos percebi que, geralmente, determinados esforços são privilegiados em detrimento de outros. Isso se deve, muitas vezes, à frequente pressão para se encontrar uma solução rápida e adequada no gerenciamento de determinados projetos. Um dos esforços NÃO privilegiados é o planejamento da comunicação no projeto, igualmente relevante para o sucesso das atividades.

Um fato notório é que em quase todos os projetos com grau de complexidade mais elevado, pode ser constatada a ocorrência de uma abordagem não adequada da comunicação. A ideia de “transparência no projeto” deve fundamentar um bom plano de comunicação sem, contudo, agregar muita coisa no processo de gerenciamento do projeto.

Atualmente, contamos com diversas ferramentas que dão suporte a uma adequada comunicação em projetos. Estudos demonstram que “o sucesso de uma comunicação depende de uma adequada seleção de ferramentas e de suportes de gestão adaptados ao projeto” [VIEIRA, 2011]. Sendo assim, o objetivo deste post é apresentar conceitos e benefícios de uma dessas ferramentas como suporte à gestão da comunicação: a matriz de comunicação.

A matriz de comunicação é uma ferramenta que especifica quais documentos serão comunicados, para quais stakeholders, em que freqüência (quando) e por qual meio (como). Ela deve estar presenta dentro do plano de comunicação do projeto. Para um melhor entendimento, observe a matriz abaixo.

Figura 1 – Matriz de comunicação

Fonte: Revista Mundo PM – Ed. 37.

 Segundo o PMBOK o plano de comunicação determina as necessidades de informação e comunicação dos envolvidos no projeto; por exemplo, quem precisa de qual informação, quando ela será necessária, como e por quem ela será distribuída. Um bom plano de comunicação deve especificar métodos que permitam transmitir a informação sem ruído, de maneira clara, tendo sempre o feedback do receptor. Assim, a matriz de comunicação, exemplificada acima, apresenta informações de grande utilidade para o plano de comunicação do projeto.

A matriz de comunicação pode ainda ser utilizada como ferramenta de apoio para projetos que utilizem metodologias ágeis de desenvolvimento. Vamos tomar como exemplo o framework Scrum, o qual desenvolve a comunicação por intermédio de Daily Meeting, Burndown Charts, Quadro de Kanban, etc. Sim, estas ferramentas permitem a comunicação e visibilidade do projeto, mas existem outras necessidades que estas ferramentas não atendem. É nesse ponto que entra a utilidade da matriz de comunicação: técnica complementar para apoio à adequada comunicação em projetos ágeis.

Figura 2 – Matriz de comunicação para projetos com Scrum.

Fonte: http://blogdoabu.blogspot.com

Para finalizar, gostaria de frisar que a comunicação em projetos tem que ser tratada como as demais gestões (custos, riscos, escopo, integração, etc.): um permanente facilitador para obtenção de sucesso em projetos. Trata-se de uma gestão bastante crítica, pois, se desprezada ou negligenciada, pode produzir onerosos retrabalhos, arruinar cronogramas, aumentar os riscos e custos, etc. Em posts futuros irei apresentar com mais incisão como planejar a comunicação em projetos de forma a criar um ambiente propício ao sucesso.