Publicado em Comunicações, Gerenciamento de Projetos

As barreiras da comunicação em projetos e como superá-las

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O ambiente empresarial apresenta cenários desafiadores para a realização de uma adequada comunicação nos projetos realizados pela organização. Colaboradores com expectativas e perfis distintos, modelo de hierarquia organizacional, processos de comunicação mal definidos, inexistência de um escritório de projetos, dados incompletos ou confusos, ausência de um plano de comunicação. Essas são algumas barreiras existentes que impedem o sucesso na comunicação dentro dos projetos.

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Tipos de contratos em projetos

Existem vários tipos de contratos que podem ser utilizados em projetos para adquirir produtos e serviços. Alguns contratos necessitam de maiores informações do comprador outros menos. Uns podem ser firmados com maior celeridade outros não. Há ainda aqueles que necessitam de uma maior supervisão do trabalho do fornecedor por parte do comprador. Essas são algumas razões que permitem categorizar os contratos em 3 tipos principais, a saber:

  • Preço fixo;
  • Custos reembolsáveis;
  • Tempo e material.

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Mudanças em projetos: e agora???

Você já se deparou com uma situação como essa? Estava seguindo um plano muito bem documentado e de repente acontece algo inesperado: o cliente solicita uma mudança não prevista. Essa é uma situação muito comum em projetos. Mas, o que fazer? Em linhas gerais, o gerente do projeto deve manter a calma e seguir alguns passos básicos, conforme descreve Rita Mulcahy [1]:

  1. Avaliação de impacto – analisar cuidadosamente o impacto da mudança sobre os diversos aspectos do projeto: cronograma, custos, escopo, qualidade, etc. Por exemplo, atraso de duas semanas na entrega do protótipo e/ou necessidade de aporte de R$50.000,00 adicionais;
  2. Identificação de opções – buscar alternativas para evitar impacto sobre restrições do projeto. Por exemplo, utilizar paralelismo ou compressão de atividades para reduzir o cronograma ou ainda eliminar atividades objetivando reduzir custos;
  3. Obtenção de aprovação interna – solicitar ao Comitê de Controle de Mudanças ou pessoa responsável aprovação para executar a mudança solicitada;
  4. Obtenção de aprovação do cliente – obter a autorização do cliente para executar a mudança, caso necessário. Por exemplo, a substituição do gerente do projeto pode exigir mais uma semana para nova tarefa de transferência de conhecimento.

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Resultado da Enquete: “Qual é a principal causa de conflitos em projetos?”

Resultado - Qual é a principal causa de conflitos em projetos

Análise

Questionamos aos nossos leitores qual seria a principal causa geradora de conflitos em projetos e obtivemos os seguintes resultados. Apontado como o fator preponderante para geração de conflitos está a mudança de escopo, a qual obteve 33% dos votos. Quando se muda escopo, há um impacto direto em prazos e custos e, consequentemente, na satisfação do cliente e patrocinador o que pode gerar um desgaste de relacionamento com a equipe do projeto. Em segundo lugar, figura a expectativa das partes interessadas com 17% dos votos. Alinhar desde o início com os stakeholders qual é o objetivo do projeto e quais serão as entregas que a serem realizadas durante sua execução é atividade fundamental para evitar possíveis conflitos de interesses. Já os prazos estabelecidos são vistos como a terceira maior causa de conflitos. Observe como esses fatores estão intimamente ligados, pois a mudança de escopo provavelmente irá afetar os prazos estabelecidos e, consequentemente, a expectativa das partes interessadas previamente alinhadas.

Por fim, os demais fatos citados como fontes geradoras de conflitos foram definição das prioridades (15%), custos (8%), alocação de recursos (6%) e outra (5%). Dentre as outras causas, a comunicação foi a mais citada, pois muitas vezes os ruídos nos meios levam diversos projetos ao fracasso ou perdas significativas de recursos e tempo.

Publicado em Gerenciamento de Partes Interessadas, Publieditorial

Stakeholders e sua influência nos projetos e negócios

projectlab_stakeholder_management_pactio_prendo_ettingerOrganizações são geridas por meio de processos de negócios, os quais podem ser alavancados pela construção de um bom planejamento estratégico que direcione as ações a serem tomadas em busca de objetivos que agreguem valor à organização. Projetos nada mais são do que a materialização desse planejamento estratégico através de atividades planejadas e relacionadas logicamente para construir um produto, disponibilizar um serviço ou resultado desejável.

Segundo o Project Management Institute, stakeholders são “pessoas e empresas, como clientes, patrocinadores, organizações executoras e o público, que estejam ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser afetados de forma positiva ou negativa pela execução ou término do projeto”. Eles podem exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto, pois sua influência é vital para o sucesso ou fracasso do mesmo. Sendo assim, é preciso mapear os perfis, determinar suas necessidades e expectativas, bem como, gerenciar sua influência dando um maior enfoque aos stakeholders que possuem maior interesse e poder decisório.

Todavia é fundamental não ignorar a importância de nenhuma parte interessada, mesmo que ela possua baixo nível de poder e interesse. Sabemos que a união faz a força e muitos stakeholders “fracos”, quando unidos e coesos, constroem uma aliança com forte influência sobre o resultado do projeto.

A dúvida que surge é como buscar a satisfação balanceada das partes interessadas? Um caminho viável é capacitar a equipe de projeto. Assim, recomendo o curso de Gerenciamento de Stakeholders da Projectlab, o qual apresenta um método avançado que visa desenvolver as habilidades do profissional, através de uma aprendizagem acelerada baseada na experiência. O Simulador “PACTIO” utilizado é baseado em um sofisticado modelo de comportamento humano, validado por acadêmicos, especialistas das indústrias e centenas de gerentes de projetos. Você pode encontrar maiores informações nesse link.

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Este post trata-se de um artigo patrocinado (publieditorial).
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Você sabe o que é Crowdfunding?

Por Frederico Cappellato

Sobre o Crowdfunding…

Muitos projetos surgem na cabeça das pessoas diariamente, a falta de capital para a realização atrapalha na maioria dos casos.

“A união faz a força”, o Crowdfunding segue essa lógica, pequenas contribuições podem levar a grandes projetos.

Em um período onde as redes sociais e comunidades online têm grande força, o Crowdfunding, ou financiamento colaborativo, pode contar com a generosidade das pessoas para arrecadar fundos para não importa qual projeto. Continuar lendo “Você sabe o que é Crowdfunding?”